Koppeling Nedap Ons - Medewerker of gegevens ontbreken

Staat een medewerker niet in Nedap Ons, ontbreken er gegevens of wordt een bericht afgekeurd? Controleer dan eerst de inrichting in Profit. Loop onderstaande controles in de aangegeven volgorde door.

Let op:

Met Profit 9 kun je de koppeling met Nedap Ons voorbereiden en inrichten. Je kunt bijvoorbeeld de activering aanzetten, codetabellen vullen en de instellingen voor medewerkers, functies en aanvullende gegevens vastleggen.

Vanaf 4 januari 2027 kun je het communicatieprofiel voor Nedap Ons inrichten. Pas vanaf dat moment kan Profit daadwerkelijk berichten naar Nedap Ons versturen.

De controles hieronder zijn van toepassing zodra het communicatieprofiel kan worden ingericht en het berichtverkeer is gestart.

Veel voorkomende situaties

Sommige fouten in de inrichting leveren niet direct een duidelijke melding op. In dit overzicht zie je veelvoorkomende situaties en wat je daarvan merkt in Nedap Ons.

Medewerker ontbreekt

1. Controleer of de functie wordt gesynchroniseerd

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de eigenschappen van de functie die voor de medewerker geldt.
5. Vink Synchroniseren met Nedap Ons aan.
6. Selecteer daarna het weekkaartprofiel.
7. Selecteer de deskundigheid.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Staat Synchroniseren met Nedap Ons uit, dan valt de medewerker niet binnen de reguliere synchronisatie voor die functie. Zet je een bestaande synchronisatie uit, dan maakt Profit een bericht aan om deze gewijzigde situatie door te geven.

2. Controleer de actuele medewerker/functie-regel

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de eigenschappen van de functie die op dit moment geldig is. Deze regel is leidend voor de gegevens die Profit naar Nedap Ons stuurt.

   Bij het aanmaken van een medewerker/functie-regel neemt Profit de volgende gegevens over van de werkgever/functie:

   • Synchroniseren met Nedap Ons
   • het weekkaartprofiel
   • de deskundigheid

   Synchroniseren met Nedap Ons is bij de medewerker alleen ter informatie zichtbaar. Je wijzigt deze instelling op werkgever/functie.

Heb je de werkgever/functie later gewijzigd?

Een wijziging van het weekkaartprofiel of de deskundigheid op werkgever/functie werkt niet automatisch door op bestaande medewerker/functie-regels. Nieuwe medewerker/functie-regels nemen de nieuwe waarden wel over.

Wil je dat de nieuwe standaardwaarde van werkgever/functie ook voor een bestaande medewerker gaat gelden, maak dan een nieuwe medewerker/functie-mutatieregel aan.

Standaard leveren we signalen mee waarmee je verschillen tussen werkgever/functie en medewerker/functie kan controleren. De volgende signalen zijn beschikbaar:

• Weekkaartprofiel-afwijking op medewerker/functie

  Signaleert dat het opgeslagen weekkaartprofiel op medewerker/functie afwijkt van het actuele weekkaartprofiel op werkgever/functie, terwijl Afwijkend weekkaartprofiel op Nee staat.

• Deskundigheid-afwijking op medewerker/functie

  Signaleert dat de opgeslagen deskundigheid op medewerker/functie afwijkt van de actuele deskundigheid op werkgever/functie, terwijl Afwijkende deskundigheid op Nee staat.

• Synchroniseren-toggle-afwijking op medewerker/functie

  Signaleert dat de opgeslagen waarde van Synchroniseren met Nedap Ons op medewerker/functie afwijkt van de actuele waarde op werkgever/functie.

De signalen controleren alleen toekomstige medewerker/functie-mutaties ten opzichte van de meest recente wijziging op werkgever/functie. Historische medewerker/functie-regels die al bestonden op het moment van die wijziging, vallen buiten deze signalering.

Moet juist één medewerker afwijken van de standaard? Dan hoef je daarvoor niet de standaard op werkgever/functie te wijzigen. Leg de afwijking vast op de medewerker/functie-regel. Zie de volgende stap.

3. Controleer afwijkingen bij de medewerker

Een medewerker kan een ander weekkaartprofiel of een andere deskundigheid hebben dan de standaard van de werkgever/functie.

Controleer hiervoor op de medewerker/functie-regel:

• Afwijkend weekkaartprofiel
• Afwijkende deskundigheid.

Staat Afwijkend weekkaartprofiel op Nee, dan geldt het weekkaartprofiel dat bij de medewerker/functie-regel vanuit werkgever/functie is overgenomen. Wil je voor deze medewerker een ander weekkaartprofiel gebruiken? Zet Afwijkend weekkaartprofiel op Ja. Het veld Weekkaartprofiel wordt dan wijzigbaar en verplicht. Vul vervolgens het weekkaartprofiel voor deze medewerker in.

Hetzelfde geldt voor deskundigheid. Zet Afwijkende deskundigheid op Ja en vul de afwijkende deskundigheid voor de medewerker in.

Let op:

Krijgt de medewerker een andere functie, dan neemt Profit de Nedap Ons-gegevens opnieuw over van de nieuwe werkgever/functie. Afwijkend weekkaartprofiel en Afwijkende deskundigheid gaan daarbij terug naar Nee.

Controleer daarom na een functiewijziging of een individuele afwijking opnieuw nodig is.

4. Controleer de organisatie-eenheid en de codes

Een aantal codes uit Profit wordt rechtstreeks door Nedap Ons gebruikt. Zorg er daarom voor dat dezelfde codes ook in Nedap Ons bestaan.

Controleer daarom of:

• de medewerker aan de juiste organisatie-eenheid is gekoppeld en de code van die organisatie-eenheid als teamcode in Nedap Ons bestaat;
• de code van de soort dienstbetrekking overeenkomt met het contracttype in Nedap Ons;
• de code van het weekkaartprofiel in Nedap Ons bestaat;
• de code van de deskundigheid in Nedap Ons bestaat.

Herkent Nedap Ons een gebruikte code niet, dan kan het bericht worden afgekeurd.

Bij een verzuimbericht controleer je daarnaast of Nedap Ons de gebruikte verzuimtypecode kent.

5. Controleer het bericht in Profit

Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / Nedap Ons-berichten. Controleer of voor de medewerker het verwachte bericht is aangemaakt.

Is er geen bericht aangemaakt, of heeft het bericht een foutstatus? Zie Koppeling Nedap Ons - Berichten controleren voor het controleren van het bericht en de status.

Is er helemaal geen medewerker- en contractbericht aangemaakt? Controleer dan vooral:

• of de juiste werkgever/functie wordt gesynchroniseerd;
• of de actuele medewerker/functie-regel de juiste waarden bevat;
• of de medewerker aan een organisatie-eenheid is gekoppeld.

De medewerker staat wel in Nedap Ons, maar gegevens ontbreken

Als de medewerker zelf wel is gesynchroniseerd, controleer dan de inrichting van het ontbrekende onderdeel.

1. Cao-instellingen ontbreken

Controleer of:

• de cao van het dienstverband een van de ondersteunde cao's is;
• het betreffende cao-veld zichtbaar is gemaakt in de juiste veldcontext;
• de waarde daadwerkelijk bij de medewerker is vastgelegd.

De waarde uit de centrale cao-inrichting is alleen een voorvulling. Profit stuurt alleen cao-instellingen mee die daadwerkelijk bij de medewerker zijn vastgelegd.

2. Uurloon ontbreekt

Controleer of Uurloon meesturen aanstaat bij de instellingen van de betreffende soort dienstbetrekking.

Deze instelling maakt bij een wijziging niet zelf een nieuw bericht aan. Wil je de wijziging direct doorzetten, voer dan een handmatige re-synchronisatie uit. Anders wordt de nieuwe instelling verwerkt bij een volgende reguliere verzending.

3. Verlofjaarrechten ontbreken

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.
2. Controleer voor het betreffende type verlof:

• Integreren met Nedap Ons = Ja;
• Verloftype Nedap Ons is gevuld;
• De code van Verloftype Nedap Ons komt overeen met de code van het verloftype in Nedap Ons.

Een wijziging van deze instellingen maakt niet zelf een nieuw verlofjaarrechtenbericht aan. Wil je de wijziging direct doorzetten? Maak dan handmatig een nieuw verlofjaarrechtenbericht aan.

4. Adresgegevens ontbreken

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Functie.
4. Open de eigenschappen van de functie.
5. Is Adresgegevens meesturen aangevinkt?

5. Privécontactgegevens ontbreken

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde HRM.
4. Is Privécontactgegevens meesturen aangevinkt?

Heeft een medewerker meerdere betrokken werkgevers, dan gaan de privécontactgegevens mee zodra deze instelling bij minimaal één van die werkgevers is aangevinkt.

6. Normdagen ontbreken

Controleer of:

• De activering Zeggenschap normdagen actief is
• De activering Koppeling met Nedap Ons actief is
• Op de begindatum van de roosterregel een medewerker/functie-regel geldt waarbij de instelling Synchroniseren met Nedap Ons aanstaat.
• Bij Toepassing normdagen de juiste waarde is geselecteerd.

  Staat Toepassing normdagen op Niet van toepassing? Dan stuurt Profit geen norm voor deze medewerker naar Nedap Ons.

  Kies je Afwijkend aantal? Controleer dan ook of Aantal normdagen en Meetperiode normdagen zijn ingevuld.

Medewerker is niet meer zichtbaar in Nedap Ons

Controleer wat er rond het moment van verdwijnen is gewijzigd.

Mogelijke oorzaken zijn bijvoorbeeld:

• de medewerker heeft een andere functie gekregen waarvan de werkgever/functie niet wordt gesynchroniseerd;
• de synchronisatie voor de functie is uitgezet;
• het dienstverband is beëindigd.

Bij een functiewijziging neemt Profit de Nedap Ons-instellingen opnieuw over van de nieuwe werkgever/functie. Controleer daarom altijd de nieuwe medewerker/functie-regel.

De medewerkercode is gewijzigd

Wijzig je de medewerkercode van een medewerker die met Nedap Ons wordt gesynchroniseerd? Dan worden toekomstige berichten met het nieuwe medewerkersnummer verstuurd.

Zorg ervoor dat de medewerker ook in Nedap Ons is bijgewerkt. Anders kunnen nieuwe berichten niet worden gekoppeld aan de bestaande medewerker in Nedap Ons.

Wijzig gegevens altijd bij de bron

Het medewerker- en contractbericht bevat de actuele toestand uit Profit. Gegevens die Profit naar Nedap Ons stuurt, kunnen bij een volgende synchronisatie opnieuw worden overschreven.

Corrigeer deze gegevens daarom in Profit en niet alleen rechtstreeks in Nedap Ons.