Uniforme pensioenaanlevering beheren

In samenwerking met de betrokken pensioenuitvoerders is gewerkt aan de Uniforme Pensioenaangifte.
Met de Uniforme Pensioenaangifte komt er één standaard manier van aanleveren voor alle betrokken pensioenuitvoerders.

Werkwijze

Het aanleveren met de Uniforme Pensioenaangifte gaat via het proces van de pensioenaangifte, die via de loonaangifte loopt.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen UPA van PFZW

Bijzondere aanleversituaties

Bijzondere aanleversituatie van PFZW

Inhoud

Overstap pensioenfonds/regeling op UPA-formaat

Voor de overstap van bestaande klanten hebben we aparte beschrijvingen beschikbaar met de stappen van inrichting:

Actie Pensioenaangifte autoriseren

Voor de controle van de uniforme pensioenaangifte, gebruik je de actie Pensioenaangifte in de aangiftecockpit. Deze actie autoriseer je voor de gebruikers.

Als je de instantie Uniforme pensioenaangifte wilt importeren voor medewerkers, autoriseer je de functionaliteit.

Actie autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de groep of gebruiker.
  3. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  4. Ga naar: HRM / Payroll / Aangifte / Acties.
  5. Selecteer de actie Pensioenaangifte.
  6. Vink Toegestaan aan.
  7. Ga naar het tabblad: Menu.
  8. Ga naar: HRM / Beheer / Import Instantie.
  9. Vink Uniforme pensioenaangifte aan.
  10. Ga naar: HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie.
  11. Vink Uniforme pensioenaangifte aan.
  12. Sluit de Autorisatie tool.

Zie ook

Medewerker inrichten UPA

Vanaf 2024 wordt de medewerker/instantie-regel niet meer gebruikt voor UPA-berichten in de loon- en pensioenaangifte. Eerst worden de benodigde sectoren bepaald op basis van gekoppelde UPA-instanties en de 'pensioenaangifte'-instellingen. Daarna wordt een match gemaakt tussen regelingkenmerken/varianten en berekende loongegevens op basis van lijstbegripgroeppen met kenmerk Deelnemer en Begindatum.

Tot en met 2023 koppelde je de instantie Uniforme pensioenaangifte aan de medewerker. Hier lees je hoe je dat doet.

Indicatie einde deelname regeling

Vanaf 2022 vult Profit de velden Datum aanvang regeling en Datum einde regelinggegevens elk tijdvak in het UPA bericht automatisch en worden deze waarden bepaald volgens het loontijdvak. Zo krijgt bijvoorbeeld de begindatum in de eerste 4weken aangiftetijdvak niet 01-01-2022, maar waarde 03-01-2022 wat gelijk is aan de begindatum van de eerste verloning.

Daarnaast is het nieuwe veld Indicatie einde deelname regeling toegevoegd aan het UPA bericht. Deze indicatie krijgt automatisch waarde 'Ja' als de looncomponent van de regeling in de salarisberekening volgens de Leeftijd tot methode parameters niet meer berekend dient te worden. Heb je bijvoorbeeld een vrijwillige of een functie afhankelijke regeling, dan kan bij de medewerker parameter Datum einde periode een waarde geven zodat Indicatie einde deelname regeling waarde 'Ja' krijgt.

Handmatig stopzetten:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker en ga naar het tabblad: Looncomponent.
  3. Open de looncomponent Premie OP.
  4. Open de parameter Datum einde periode en vul de einddatum in.

    Let op:

    Deze datum zal bij het opslaan automatisch geconverteerd worden naar een numerieke waarde met formaat JJJJMMDD. Op basis van deze datum zal ook automatisch de juiste begin- en einddatum van de parameter waarde worden bepaald.

    voorbeeld: Datum 28-02-2022 / Waarde is 20220228.00.

Halverwege een dienstverband

Profit kan de berekening van pensioen halverwege een dienstverband niet goed verwerken (dus periode 4 indienst, vanaf periode 7 pensioen berekenen), omdat Profit kijkt naar het begin van het dienstverband. Hierdoor rekent Profit met bedragen die niet kloppend zijn.

Om dit op de juiste manier te verwerken kun je een nieuw nevendienstverband aanmaken voor de medewerker. Het huidige dienstverband geef je dan een einddatum mee, zonder de medewerker uit dienst te melden. Profit ziet dan per 01-07 een nieuwe inkomstenverhouding en deze gaat dan vanaf het begin van zijn of haar dienstverband mee in de pensioenaanlevering.

Dit is ook nodig om het aan de kant van PFZW goed te kunnen verwerken. Wanneer je dit niet doet, zullen ze doorkrijgen dat de medewerker al een dienstverband had en later pas wordt aangemeld bij het pensioenfonds. Je zult dan signalen ontvangen vanuit het pensioenfonds en de pensioenaangifte niet goed kunnen verwerken.

Privé e-mailadres verstrekken aan pensioenfonds (UPA)

Meerdere pensioenfondsen willen graag het e-mailadres van de deelnemer ontvangen. Dit stelt hun in staat om snel en digitaal contact op te nemen met de deelnemers. Hiervoor is het veld Mijn privé e-mailadres mag verstrekt worden aan pensioenfonds beschikbaar. Dit veld is beschikbaar in de context Medewerker van de indienstprofielen voor InSite. Standaard staat dit veld op Niet zichtbaar in de context. In Profit is dit veld zichtbaar op het tabblad Digitaal. Wanneer e-mail privé niet gevuld is, en de medewerker heeft wel aangegeven om e-mail te verstrekken, dan wordt e-mail werk aangeleverd.

Privé e-mailadres verstrekken:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Digitaal.
  4. Vink Mijn privé e-mailadres mag verstrekt worden aan pensioenfonds aan, als het pensioenfonds het privé e-mailadres mag ontvangen van de betreffende medewerker.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Intermediair (meerdere werkgevers)

Als er meerdere werkgevers aanwezig zijn binnen één omgeving, dan dient één werkgever op te treden als intermediair. Het is niet mogelijk om elke werkgever apart pensioenaangiften in te laten sturen. Een intermediair is een werkgever die de pensioenaangifte verzorgt voor de andere werkgevers binnen je omgeving. Bij de werkgever die zijn pensioenaangifte door deze intermediair laat verzorgen, geef je in de eigenschappen aan dat dit via een intermediair loopt.

Deze inrichting geldt voor nieuwe en bestaande klanten.

Zowel de werkgever als de intermediair moeten bekend zijn bij de pensioenuitvoerder middels een aansluitnummer. Dit nummer kan je opvragen bij de pensioenuitvoerder.

Voorbeeld:

EnYoi Holding verzorgt voor Stichting Primair Onderwijs Leusden de pensioenaangifte. Bij het PGGM is aangegeven dat EnYoi Holding is gemachtigd om dit voor Stichting Primair Onderwijs Leusden te doen.

In de eigenschappen van Stichting Primair Onderwijs Leusden geef je aan dat EnYoi Holding als intermediair optreedt.

EnYoi Holding is nu voor Stichting Primair Onderwijs Leusden de leverancier. Het aansluitnummer van EnYoi Holding geldt voor Stichting Primair Onderwijs Leusden als nummer leverancier.

Pensioenaangifte via intermediair aanzetten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie .
  4. Selecteer de instantie voor het soort Uniforme pensioenaangifte.

    Als deze instantie nog niet aanwezig is bij de werkgever, maak je deze aan.

  5. Bij Voorkeurwaarde aansluiting geef je het aansluitnummer op van de werkgever. Een werkgever kan meerdere aansluitnummers hebben, bijvoorbeeld in het geval van meerdere periodetabellen.
  6. Vink Pensioenaangifte via intermediair aan.
  7. Vul bij Nummer leverancier het nummer in van de intermediair dat bekend is bij de pensioenuitvoerder.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Communicatieprofiel bij meerdere werkgevers

Bij het communicatieprofiel vul je het account in van de werkgever die als intermediair de pensioenaangifte voor de andere werkgevers verzorgt.

Communicatieprofiel Pensioenaangifte inrichten

Uniforme pensioenaanlevering (Overstappen)

Stap je van een ander softwarepakket over op Profit, zorg dan dat je de volgende gegevens overneemt uit het oude softwarepakket:

  • Datum in dienst
  • Nummer inkomstenverhouding

Inkomstenverhoudingen medewerkers

Naast het burgerservicenummer en de geboortedatum van de medewerker worden zij herkend via de inkomstenverhouding in het loon- en pensioenaangifte bericht. Hierbij controleren zij of de Datum aanvang inkomstenverhouding en het Nummer inkomstenverhouding overeenkomt. Deze twee velden moeten daarom worden overgenomen uit het oude salarisadministratiesysteem.

  • Vul bij Datum indienst de oorspronkelijk datum in dienst zoals deze in het oude pakket stond.
  • Vul het veld Nummer inkomstenverhouding met de waarde zoals deze in het oude pakket stond.

De datum aanvang inkomstenverhouding is in AFAS Profit het veld Datum in dienst. Het andere veld Datum indienst (i.v.m. dienstjaren) heeft zodoende geen invloed op de datum aanvang inkomstenverhouding. Bij het indienst melden van de medewerker kan het gelijknamige veld Nr. Inkomstenverhouding worden gevuld voor het nummer. Het veld Nr. Inkomstenverhouding kan ook achteraf via het eerste contract gewijzigd worden.

Overleg altijd met betreffende instanties als er redenen zijn waarom het bovenstaande niet mogelijk zou zijn. Wisselen van 'Inkomstenverhouding' kan alleen als de oude inkomstenverhoudingen in oude pakket worden afgesloten, daarom wordt verwacht dat Begindatum inkomstenverhouding en Nummer inkomstenverhouding worden overgenomen van uit het oude pakket.

Zijn de oude nummers niet overgenomen of heb je handmatig een verkeerd nummer toegepast, dan kun je het veld Nummer inkomstenverhouding zelf aanpassen. Doordat Nummer inkomstenverhouding een sleutelveld is voor de aangifte, maken we automatisch intrekkingen voor de tijdvakken van de oude inkomstenverhouding en worden alle tijdvakken van de nieuwe inkomstenverhouding aangeleverd (uiteraard niet over boekjaar heen).

Meer informatie over het wijzigen van Nummer inkomstenverhouding, vind je hier.

Lijstbegrippen voor eigen looncomponenten

Voor de Uniforme Pensioenaangifte zijn een aantal standaard meegeleverde lijstbegrippen. Deze zijn gekoppeld aan door Profit uitgeleverde en onderhouden looncomponenten.

Wanneer je gebruik maakt van eigen looncomponenten, koppel je deze aan het juiste lijstbegrip.

Richt je UPA lijstbegripgroep en lijstbegrippen in

De aanlevering via UPA is een combinatie van 4 onderdelen:

  1. De looninrichting waarmee naast de pensioenpremie zelf ook relevant onderdelen voor de aanlevering worden berekend zoals een regelingloon en de uren voor regeling. De looninriching is hierboven beschreven.
  2. De lijstbegrippen waar de looninrichting op moet intellen. Dat gebeurt overwegend via het tabblad ‘lijstbegrip’ op een looncomponent door daar een + of een - te plaatsen. Maar let op: het is in sommige gevallen ook noodzakelijk om een grondslag of een parameter in te tellen. Dat doe je via het lijstbegrip zelf (HRM / Payroll / Inrichting / Lijstbegrip).
  3. De verplichte lijstbegrippen voor UPA horen bij een lijstbegripgroep: een lijstbegripgroep (HRM / Payroll / Inrichting / Lijstbegripgroep) koppel je eerst altijd aan een instantie en geef je een regelingkenmerk en eventueel een variant. Let op: dit gaat vaak mis. Er zijn pensioenfondsen die maar één kenmerk kennen, maar er zijn ook fondsen die een enorme verscheidenheid aan regelingen bieden. Zij vereisen dat de precieze gegevens worden aangeleverd zoals ook vermeld in de uitvoeringsovereenkomst met de pensioenuitvoerder is overeengekomen.
  4. Het communicatieprofiel waarmee de technische koppeling voor de pensioenaanlevering tot stand wordt gebracht. Het betreffende communicatieprofiel richt je in via: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel. Veel eigen pensioenregelingen worden via het communicatieprofiel ÇGI - Communicatie met CGI (UPA) aangeleverd. Deblokkeer dit profiel en voer de gebruikersnaam en wachtwoord in die je via het fonds aanvraagt.

Fondsen en communicatieprofiel

Via Profit kun je een UPA aanlevering doen naar de volgende Premiepensioeninstellingen (PPI's) of Algemeen pensioenfondsen (APF).

Fonds en communicatieprofiel:

  • BeFrank - Communicatie met CGI (UPA)
  • Centraal Beheer PPI (CBPPI) - Communicatie met CGI (UPA)
  • eBenefits - Communicatie met CGI (UPA)
  • Het Werknemers Pensioen van a.s.r. - Communicatie met CGI (UPA)
  • LifeSight - Communicatie met CGI (UPA)
  • PPI Zwitserleven - Communicatie met CGI (UPA)
  • Stap Algemeen Pensioenfonds - Communicatie met TKP (UPA)

Lijstbegripgroep

Er is een standaard lijstbegripgroep beschikbaar, deze is te herkennen aan de naam: Pensioenaangifte pensioen Basis CAO eigen regeling.

Het toevoegen van een eigen lijstbegripgroep is ook mogelijk.

Op de bijbehorende lijstbegrippen is een standaard intelling gedaan, eventueel aanvullende (eigen) looninrichting kan worden toegevoegd of aangepast. In de eigenschappen van de lijstbegripgroep selecteer je de instantie en het regelingkenmerk zoals deze gekoppeld zijn bij de werkgever.

Regelingvariant is niet bij alle pensioeninstanties van toepassing. Vraag de pensioenuitvoerder of dit van toepassing is.

  • Je hebt van de pensioenuitvoerder een regelingoverzicht nodig. Daarop zie je bijvoorbeeld hoe de premiegrondslag wordt berekend en of het regelingloon moet worden weergegeven als fulltime jaarbedrag of parttime periodebedrag. Ook staat daarop per regeling die je via de UPA aanlevert welke regelingkenmerk je moet gebruiken en eventueel een regelingvariant (niet verplicht). Als alternatief kan dit soort informatie mogelijk via een pensioenportaal worden verstrekt.

Lijstbegrippen Algemeen (in de lijstbegripgroep 'Pensioenaangifte UPA Algemeen):

  • Je hebt een parttime percentage nodig die géén rekening houdt met prorata in/uit dienst (lijstbegrip met Profit ID 1716 'Pensioenaangifte: parttimepercentage').
  • Het bruto uurloon - een kopie van LC 100.004.500 die je eventueel aanpast (lijstbegrip met Profit ID 3450 'UPA Bruto uurloon').
  • Er zijn lijstbegrippen voor de uren verlof en voor het generatiepact, al gevuld met looninrichting uit de Basis CAO.

Lijstbegrippen per regeling:

  • Maak een lijstbegripgroep voor iedere regelingkenmerk. Het niveau is vrijwel altijd 'Nominatief'. Maar een enkele keer (bij bijvoorbeeld een sociaal fonds) is dit mogelijk 'Collectief'. De pensioenuitvoerder moet duidelijkheid geven.
  • Koppel daaraan lijstbegrippen met de volgende kenmerken:

    1 Pensioenaangifte (kenmerk-variant): datum aanvang periode

    Voor de pensioenregeling in de Basis CAO geldt dat dit om lijstbegrip met Profit id 5711 gaat, met daarop ingeteld parameter 27 (Datum aanv periode) van looncomponent 100.004.010 ‘Pensioen‘.

    2 Pensioenaangifte (kenmerk-variant): datum einde periode

    Voor de pensioenregeling in de Basis CAO geldt dat dit om lijstbegrip met Profit id 5712 gaat, met daarop ingeteld parameter 28 (Datum einde periode) van looncomponent 100.004.010 ‘Pensioen‘.

    3 Pensioenaangifte (kenmerk-variant): premiegrondslag

    Voor de pensioenregeling in de Basis CAO geldt dat dit om lijstbegrip met Profit id 5713 gaat, met daarop ingeteld grondslagen 100.010.610 ‘Pensioen: premiegrondslag’ en 100.010.611 ‘Pensioen: premiegrondslag tijdens verlof’

    4 Pensioenaangifte (kenmerk-variant): premie (dit is totale afdracht)

    Voor de pensioenregeling in de Basis CAO geldt dat dit om lijstbegrip met Profit id 5714 gaat, met daarop ingeteld looncomponenten 100.004.011 ‘Pensioen afdracht‘ en 100.004.013 ‘Pensioen tijdens onbetaald verlof afdracht‘

    5 Pensioenaangifte (kenmerk-variant): uren regeling

    Voor de pensioenregeling in de Basis CAO geldt dat dit om lijstbegrip met Profit id 5715 gaat, met daarop ingeteld looncomponenten 100.004.620 ‘Pensioen: verloonde uren regeling’ en 100.004.621 ’Pensioen: verloonde uren regeling tijdens onbetaald verlof’

    6 Pensioenaangifte (kenmerk-variant): deelnemer

    Voor de pensioenregeling in de Basis CAO geldt dat dit om lijstbegrip met Profit id 5716 gaat, met daarop ingeteld looncomponent 100.004.622 ‘Pensioen: deelnemer regeling’

    7 Pensioenaangifte (kenmerk-variant): regelingloon

    Voor de pensioenregeling in de Basis CAO geldt dat dit om lijstbegrip met Profit id 5713 gaat, met daarop ingeteld grondslag 100.010.600 ‘Pensioen: fulltime jaargrondslag’

    8 Pensioenaangifte (kenmerk-variant): premie medewerker

    Voor de pensioenregeling in de Basis CAO geldt dat dit om lijstbegrip met Profit id 5718 gaat, met daarop ingeteld looncomponenten 100.004.010 ‘Pensioen‘ en 100.004.012 ‘Pensioen tijdens onbetaald verlof‘

  • Bij eigen looninrichting raden we aan om de Profit Basis CAO als voorbeeld te importeren en de looninrichting en lijstbegripintelling zoveel mogelijk na te bouwen.

    Enkele tips:

    • Parameter 27 en 28 van de premiecomponent moeten altijd afkomstig zijn van rekenregel 10006 ‘Premieberekening’. Als het onvermijdelijk is om de uiteindelijke premie in een flexibele rekenregel te bouwen, dan nog steeds raden wij ten zeerste aan om rekenregel 10006 te gebruiken voor de inhouding op de strook. In dat geval voeg je een extra grondslag ‘Premie medewerker’ toe, en tel je eigen premie in op die grondslag. In rekenregel 10006 bereken je dan een percentage van 100% van de grondslag.
    • De toegepaste grondslag kan een zelf berekende grondslag of de 'Basis' van de premiecomponent
    • De deelnemercomponent is een looncomponent die 0 (geen deelnemer) of 1 (deelnemer) oplevert. Het is aan te bevelen om minimaal de leeftijdsgrenzen van de premiecomponent over te nemen in deze looncomponent. Je kunt eventueel bepaalde medewerkers standaard uitsluiten. Denk aan een stagiair, DGA, nabetalingscontract op transitievergoedingsdienstverband. Zorg er dan wel voor dat bij het uitsluiten van deelnemers ook niet onterecht premie wordt berekend.
    • Je voegt een nieuwe lijstbegripgroep toe:

      De lijstbegripgroep ‘Voorbeeld: Pensioenaangifte pensioen Basis CAO eigen regeling’ is alleen beschikbaar als voorbeeld en kan niet worden gebruikt voor het aanmaken van een pensioenaangifte. Je kunt in je nieuwe lijstbegripgroep dezelfde lijstbegrippen opnemen als in het voorbeeld. Vul in deze nieuwe lijstbegripgroep ook zelf de velden voor de pensioenaangifte in die nodig zijn voor jouw pensioenregeling. Gebruik vervolgens deze nieuwe lijstbegripgroep voor het aanmaken van de pensioenaangifte.

Ieder nummer lijstbegrip moet verplicht gekoppeld zijn aan een lijstbegripgroep. Je bent echter niet verplicht daadwerkelijk looninrichting aan alle lijstbegrippen te koppelen. Maar de lijstbegrippen deelnemer, datum aanvang en datum einde moeten een geldige waarde hebben, anders wordt de regeling niet geschreven. Het is daarnaast zeer wenselijk en gebruikelijk om het regelingloon, de grondslag en de uren te vullen. Voor wat betreft de premie kun je volstaan met de afdracht. Het door de medewerker ingelegde deel is niet altijd relevant voor pensioenfondsen.