Contactpersoon

Je kunt organisaties en personen apart vastleggen. Dit kan in Profit en InSite. Daarnaast heb je personen die als contactpersoon zijn vastgelegd bij één of meerdere organisatie(s).

Als je de contactpersoon verwijdert, wordt Alleen de koppeling verwijderd, niet de gekoppelde persoon.

Inhoud

Contactpersonen raadplegen

Je kunt contactpersonen op de volgende manieren raadplegen in Profit:

  • CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon. Open een organisatie, tabblad Contacten. Je ziet de contactpersonen van de organisatie.
  • CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon. Open een persoon, tabblad Contacten. Je ziet de organisaties waarbij de persoon een contactpersoon is.
  • CRM / Organisatie/persoon / Contactpersoon. Je ziet alle contacten bij alle organisaties.

Waar je de organisaties en personen raadpleegt op InSite, hangt van je eigen inrichting af.

Contactpersoon toevoegen of verwijderen

Je voegt een contactpersoon toe aan een organisatie. Dit doe je in Profit of InSite. Het verwijderen van een contactpersoon kan alleen in Profit.

Contactpersoon toevoegen bij organisatie:

  1. Open de eigenschappen van de organisatie.
  2. Ga naar het tabblad: Contacten.
  3. In InSite:
    • Klik bovenin het overzicht met contactpersonen op: Nieuw. Of klik op de actie: Aanmaken contact.
  4. In Profit:
    • Klik op: Nieuw.
    • Selecteer Persoon bij organisatie.
    • Klik op: Volgende.
  5. Vul de Naam zo uitgebreid mogelijk in.
  6. Druk op: Tab.

    Profit vult de velden automatisch in. Vul eventueel ontbrekende gegevens zelf aan.

  7. Vink Vul aanvullende velden persoon in aan. Hiermee krijg je meer stappen in de wizard om gegevens vast te leggen.

    Deze optie is bedoeld voor het toevoegen van een nieuwe persoon. Als je een bestaande persoon selecteert worden de aanvullende velden automatisch gevuld en zijn niet wijzigbaar.

    Profit neemt automatisch de adresgegevens van de organisatie over. Je kunt deze gegevens wijzigen als de contactpersoon bijvoorbeeld bij een andere vestiging van de organisatie werkt.

  8. Selecteer eventueel een ander adres.

    Het gewijzigde adres vind je niet terug in de algemene (privé)gegevens bij de persoon. Het is een alternatief contactadres, dus alleen op het tabblad Contacten terug te vinden.

Contactpersoon verwijderen bij organisatie:

Je verwijdert een contactpersoon altijd in Profit.

  1. Volg één van de volgende paden:
    • CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon. Open een organisatie, tabblad Contacten. Je ziet de contactpersonen van de organisatie.
    • CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon. Open een persoon, tabblad Contacten. Je ziet de organisaties waarbij de persoon een contactpersoon is.
    • CRM / Organisatie/persoon / Contactpersoon. Je ziet alle contacten bij alle organisaties.
  2. Binnen de drie bovenstaande weergaven beschik je bovenin over de actie Verwijderen.

    Je verwijdert dan alleen de koppeling tussen de contactpersoon en de organisatie. De persoon blijft wel bestaan.

Contactpersoon (de)blokkeren

Je blokkeert een contactpersoon zodat je deze (tijdelijk) niet kunt gebruiken.

Als je een contactpersoon blokkeert wordt de gekoppelde persoon niet geblokkeerd.

Contactpersoon blokkeren of deblokkeren in Profit:

  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Contactpersoon.
  2. Open de eigenschappen van de contactpersoon.
  3. Vink Geblokkeerd aan om de contactpersoon te blokkeren en vink dit uit om de contactpersoon te deblokkeren.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Contactpersoon blokkeren of deblokkeren in InSite

  1. Open de betreffende contactpersoon.
  2. Klik op Aanpassen.
  3. Je ziet onder tabblad Correspondentie het veld Geblokkeerd. Vink dit veld aan.
  4. Klik op Opslaan.

Geblokkeerde contactpersonen zichtbaar maken:

Als een weergave het veld Geblokkeerd bevat, kun je geblokkeerde gegevens tonen of verbergen.

Klik op het slotje om geblokkeerde regels te tonen of te verbergen (Ctrl+Shift+B).

Als de weergave geblokkeerde gegevens toont, dan hebben deze een grijze achtergrond.