Financiële projectintegratie methode 10 en 11 - OHW o.b.v. verkooptarief inrichten

Voordat je financiële integratiemethoden 10 en 11 kunt inrichten, moet de financiële integratie met projecten ingericht zijn. Dat zijn de basisinstellingen van de financiële projectintegratie.

Inhoud

  • Stap 1: OHW splitsen controleren
  • Stap 2: Functionaliteit activeren
  • Stap 3: Concepten en vierkantscontrole instellen (methode 10)
  • Stap 4: Grondslagen controleren
  • Stap 5: Integratiesoort toevoegen
  • Stap 6: Integratierekeningen inrichten
  • Stap 7: Verbijzonderingskoppeling toevoegen (optioneel)
  • Stap 8: Autorisatie instellen
  • Stap 9: Geplande taak (optioneel)
Stap 1: OHW splitsen controleren

Bij methode 10 en 11 boekt Profit het onderhanden werk altijd op boekingssoort OHW opbrengst projecten (8). Om de functionaliteit te kunnen activeren, moet OHW splitsen aan staan.

OHW splitsen controleren:

  1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Integratie Financieel.
  2. Ga naar het tabblad: Integratie.
  3. Vink OHW splitsen aan als dit nog niet aanstond.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Let op:

    Zet OHW splitsen niet meer uit als je methode 10 of 11 gebruikt. Profit verwijdert dan de integratierekeningen van boekingssoort 8 en boekt het onderhanden werk op boekingssoort 2 (OHW kostprijs projecten).

Stap 2: Functionaliteit activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Onderhanden werk op basis van verkooptarief
  • Stappen om een activering in te schakelen

    Functionaliteit activeren:

    1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
    2. Ga naar het tabblad: Activering.
    3. Vink de functionaliteit aan die je wilt activeren.

      Profit waarschuwt dat na het activeren van functionaliteit de omgeving geconverteerd moet worden.

    4. Klik op: Ja om de functie te activeren.
    5. Klik op: Opslaan en sluiten.

      Profit waarschuwt dat er geen andere gebruikers ingelogd mogen zijn.

    6. Klik bij de melding op Ja.
Stap 3: Concepten en vierkantscontrole instellen (methode 10)

Deze stap is alleen nodig als je methode 10 gebruikt. Methode 10 werkt met concepten. Daarom kun je methode 10 alleen op een project selecteren als je factureert op basis van concepten en de vierkantscontrole op bedrag staat. Met de vierkantscontrole blijft elke wijziging in een conceptregel herleidbaar in het onderhanden werk.

Je stelt dit in via Projecten / Beheer / Instellingen / Facturering/voorraad, op het tabblad Concepten. Zie Conceptfacturering inrichten.

Stap 4: Grondslagen controleren

Met de grondslag bepaal je op welk niveau je de grootboekrekeningen vastlegt, bijvoorbeeld per projectgroep. De grondslagen zijn verplicht zodra de activering aan staat.

Profit lege grondslagen automatisch met Projectgroep. Controleer of dat past bij je inrichting.

Grondslagen controleren:

  1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Integratie Financieel.
  2. Ga naar het tabblad: Grondslagen 1.
  3. Controleer de grondslagen voor de financiële integratie.

    Deze grondslagen gelden voor alle methoden van financiële integratie. Deze heb je eerder ingesteld bij het activeren van de integratie.

    Als grondslag 1 niet is gevuld, maakt Profit de facturatieboeking met grondslag 7.

  4. Ga naar het tabblad: Grondslagen 2.
  5. Selecteer een waarde bij de grondslagen onder Onderhanden werk op basis van verkooptarief.
  6. Ga naar het tabblad: Intercompany als je intercompany conceptregels gebruikt.
  7. Selecteer een waarde bij de grondslagen onder Integratie intercompany projecten.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.
Stap 5: Integratiesoort toevoegen

Profit journaliseert de voorziening via een eigen integratiesoort. Je journaliseert de voorziening in een eigen dagboek en op een eigen moment. Je selecteert de dagboeken van het type Variabel memoriaal waarin de boekingen terechtkomen.

Integratiesoorten toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer Voorziening onderhanden werk (35) bij Integratiesoort.
  4. Selecteer een waarde bij Dagboek.
  5. Klik op: Voltooien.

Integratiesoorten voor intercompany toevoegen:

Als je conceptregels overboekt naar een andere administratie, voeg je per administratie ook deze integratiesoorten toe, elk met een dagboek en een dagboek voor creditfacturen:

  • Intercompany overboeking concepten (bronadministratie) (37), met een verkoopdagboek
  • Intercompany overboeking concepten (doeladministratie) (36), met een inkoopdagboek

    Let op:

    De doeladministratie heeft ook de integratiesoort Financiële integratie (04) nodig. Ontbreekt die, dan blijft de overboeking openstaan zonder dat Profit dat meldt.

Stap 6: Integratierekeningen inrichten

Per boekingssoort leg je vast op welke grootboekrekening Profit boekt.

Integratierekening toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratierekening.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de Boekingssoort. Zorg dat je voor de volgende boekingssoorten een integratierekening toevoegt:
    • OHW opbrengst projecten (8)
    • Omzetwijziging concepten (36)
    • Afgemelde omzet (37)
    • Voorziening resultaat (38)
    • Voorziening balans (39)
    • Conceptwijzigingen voorschotten (40)
    • Intercompany opbrengst concepten (43)
    • Intercompany inkoop concepten (44)
    • Projectopbrengst obv verkooptarief (45)
  4. Selecteer een waarde bij het veld van de grondslag als je een afwijkende rekening nodig hebt.

    Voeg altijd één integratierekening toe zonder waarde bij de grondslag. Die gebruikt Profit voor alle overige gevallen.

  5. Selecteer bij Rekening de grootboekrekening.
  6. Klik op: Voltooien.
Stap 7: Verbijzonderingskoppeling toevoegen (optioneel)

Wil je de voorziening verbijzonderen, dan gebruik je het koppelingstype Voorziening onderhanden werk. Je kiest daar velden uit de mutatie, net als bij de andere OHW-koppelingstypen.

Verbijzonderingskoppeling toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verbijzonderingskoppeling.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer op welke as je wilt verbijzonderen.
  4. Selecteer het type koppeling van de factuurverbijzondering.
  5. Selecteer op welk veld in de factuur je wilt verbijzonderen bij Veld. Bijvoorbeeld op artikel-/integratiegroep, itemcode, magazijn, etc. Eventueel kun je ook ook op vrije dimensies koppelen.
  6. Klik op: Voltooien.

Je kunt een verbijzonderingskoppeling niet wijzigen, wel kun je de oude koppeling verwijderen en een nieuwe koppeling toevoegen.

Stap 8: Autorisatie instellen

Je autoriseert de menukeuze Voorziening toekennen en elke actie daarop apart.

Autorisatie voor Voorziening toekennen instellen:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de juiste groep of gebruiker.
  3. Ga naar het tabblad: Menu.
  4. Autoriseer Projecten / Onderhanden werk / Voorziening toekennen.
  5. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  6. Ga naar: Project / Onderhanden werk / Voorziening toekennen / Acties.
  7. Autoriseer de acties:
    • Aanmaken periode
    • Actualiseren periode: ook voor Actualiseren per regel
    • Afsluiten periode
    • Toevoegen projectvoortgang
    • Projecten afmelden
  8. Sluit de Autorisatie tool.
  9. Klik op Ja bij de melding.

    De omgeving opent automatisch opnieuw met de nieuwe instellingen.

Stap 9: Geplande taak (optioneel)

Je kunt de voorziening automatisch journaliseren met de geplande taak Mutatie per integratiesoort journaliseren. Selecteer daarbij Voorziening onderhanden werk (35) bij Integratiesoort. Lees hoe je de geplande taak inrichten bij Financiële integratie met projecten inrichten.