Ouderverlof inrichten

Met ouderverlof regel je verschillende vormen van verlof rondom de geboorte, adoptie of pleegzorg van een kind, zoals geboorteverlof, aanvullend geboorteverlof en betaald en onbetaald ouderschapsverlof.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Dit ga je inrichten

In Nederland hebben ouders recht op verschillende vormen van verlof rondom de geboorte van een kind. Deze verlofregelingen bestaan uit geboorteverlof, aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof.

Geboorteverlof

Sinds 1 januari 2019 hebben partners recht op eenmaal het aantal werkuren per week aan geboorteverlof. Een medewerker die bijvoorbeeld 40 uur per week werkt, heeft recht op 40 uur geboorteverlof.

Tijdens het geboorteverlof betaalt de werkgever het loon volledig door. Het verlof moet worden opgenomen binnen vier weken na de geboorte van het kind. De medewerker mag zelf bepalen hoe het verlof wordt opgenomen: aaneengesloten, gespreid of via een repeterende verlofboeking.

Aanvullend geboorteverlof

Sinds 1 juli 2020 kunnen partners aanvullend geboorteverlof opnemen. Hiervoor geldt dat eerst het volledige geboorteverlof moet zijn opgenomen.

Het aanvullend geboorteverlof bedraagt maximaal vijfmaal het aantal werkuren per week en moet binnen zes maanden na de geboorte van het kind worden opgenomen. Tijdens dit verlof ontvangt de medewerker een uitkering van het UWV ter hoogte van 70% van het dagloon, met een maximum van 70% van het wettelijke maximumdagloon. De werkgever dient deze uitkering bij het UWV aan te vragen.

Betaald ouderschapsverlof

Per 2 augustus 2022 is de Wet betaald ouderschapsverlof in werking getreden. Op grond hiervan hebben beide ouders recht op negen weken betaald ouderschapsverlof gedurende het eerste levensjaar van het kind.

Tijdens deze verlofperiode verstrekt het UWV een uitkering van 70% van het dagloon, tot maximaal 70% van het wettelijke maximumdagloon. De aanvraag voor de uitkering wordt achteraf ingediend, nadat het verlof is opgenomen. Vanuit Profit kan hiervoor een WAZO-bericht naar het UWV worden verzonden. De uitkering kan ook via het UWV Werkgeversportaal worden aangevraagd.

Wanneer (een deel van) deze negen weken niet binnen het eerste levensjaar van het kind wordt opgenomen, vervalt het recht op betaling. De niet-opgenomen weken kunnen vervolgens worden toegevoegd aan het reguliere ouderschapsverlof en tot de achtste verjaardag van het kind worden opgenomen, maar dan zonder uitkering.

Ouderschapsverlof

Naast het betaald ouderschapsverlof hebben beide ouders recht op in totaal 26 maal het aantal werkuren per week aan ouderschapsverlof. Dit verlof kan worden opgenomen tot het kind acht jaar wordt. De regeling geldt ook voor adoptie- en pleegkinderen.

Van deze 26 weken kunnen maximaal negen weken in het eerste levensjaar van het kind onder de regeling betaald ouderschapsverlof vallen. De overige weken zijn onbetaald.

Let op:

Bovenstaande tabel geeft de huidige wet- en regelgeving weer. De cao kan hierop afwijken.

Stap 1: Type verlof inrichten

Controleer eerst welke typen verlof al in je omgeving aanwezig zijn. Werk je met een template-omgeving? Controleer dan de meegeleverde verloftypen en pas deze aan als de instellingen niet aansluiten op jouw organisatie.

Voor iedere vorm van ouderverlof gebruik je een apart type verlof:

• geboorteverlof;
• aanvullend geboorteverlof;
• betaald ouderschapsverlof
• onbetaald ouderschapsverlof

Heeft je organisatie een aanvullende cao- of werkgeversregeling voor betaald ouderschapsverlof? Dan kun je ook een apart type verlof voor aanvullend betaald ouderschapsverlof toevoegen.

Type verlof toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul een herkenbare code en omschrijving in.
4. Selecteer bij Categorie de waarde Ouderverlof.
5. Klik op: Volgende.
6. Pas de prioritering aan.
7. Klik op: Voltooien.
8. Herhaal deze stappen voor de andere vormen van ouderverlof.

Gebruik bijvoorbeeld de volgende codes en omschrijvingen:

Het type Aanvullend betaald ouderschapsverlof is alleen nodig als je organisatie naast het wettelijk betaald ouderschapsverlof een aanvullende cao- of werkgeversregeling heeft.

Prioritering controleren:

Plaats Geboorteverlof in de prioritering boven Aanvullend geboorteverlof. Hiermee zorg je ervoor dat eerst het geboorteverlof wordt opgenomen.

Controleer voor de overige verloftypen of de volgorde aansluit op de verlofregelingen van jouw organisatie. Houd betaald en onbetaald ouderschapsverlof als afzonderlijke verloftypen bij. Hierdoor kan Profit de verschillende verlofrechten afzonderlijk berekenen en kun je een restsaldo van betaald ouderschapsverlof later overhevelen naar onbetaald ouderschapsverlof.

De specifieke verlofrechten, geldigheidsduur, verlofgerechtigden en basisverloftypen leg je in de volgende stap per arbeidsvoorwaarde vast.

Stap 2: Verlofsoort per arbeidsvoorwaarde inrichten

Koppel ieder type verlof aan de cao en arbeidsvoorwaarde waarop de verlofregeling van toepassing is. Je legt hierbij onder andere het basisverloftype, het verlofrecht, de geldigheidsduur en de verlofgerechtigde vast.

Verlofsoort aan de arbeidsvoorwaarde toevoegen:

1. Open de eigenschappen van het type verlof.
2. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
3. Klik op: Nieuw.
4. Selecteer de cao.
5. Selecteer de arbeidsvoorwaarde.
6. Vul de begindatum in.
7. Selecteer bij Basisverloftype het basisverloftype dat bij de verlofvorm hoort.
8. Vul het verlofrecht, de geldigheidsduur, de verlofgerechtigde en het recht bij een meerling in.

   Zie onderstaande tabel voor de verschillende instellingen.

9. Klik op: Voltooien.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Herhaal deze stappen voor alle vormen van ouderverlof.

Gebruik de volgende instellingen:

Restsaldo betaald ouderschapsverlof overhevelen

Je kunt het resterende saldo van betaald ouderschapsverlof automatisch laten overhevelen naar het onbetaald ouderschapsverlof. Vink hiervoor bij het betaald ouderschapsverlof Restsaldo betaald ouderschapsverlof overhevelen naar onbetaald ouderschapsverlof aan.

Let op:

Leg je een kind met terugwerkende kracht vast en is de geldigheidsduur van het betaald ouderschapsverlof al verstreken? Dan wordt het restsaldo niet direct overgeheveld. Profit voert de overheveling uit bij de eerstvolgende roosterwijziging, verlofboeking of verlofcorrectie.

Aanvullend betaald ouderschapsverlof

Heeft je organisatie naast het wettelijk betaald ouderschapsverlof een aanvullende cao- of werkgeversregeling? Gebruik hiervoor het basisverloftype Betaald ouderschapsverlof aanvullend (NL).

Stap 3: Urensoorten en integratie met Payroll inrichten

Wil je de opgenomen uren voor aanvullend geboorteverlof en betaald of onbetaald ouderschapsverlof verwerken in de salarisberekening? Richt dan voor iedere verlofvorm een urensoort in en koppel deze aan Payroll.

Urensoort toevoegen:

1. Ga naar:
   • Projecten / Project / Urensoort, of
   • HRM / Payroll / Inrichting / Urensoort.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de urensoort en omschrijving in, bijvoorbeeld:
   • urensoort: AG
   • omschrijving: Aanvullend geboorteverlof
4. Selecteer bij Uurtype de waarde Verlof.
5. Klik op: Volgende.
6. Klik op: Voltooien.
7. Selecteer de nieuwe urensoort.
8. Klik op: Acties / Integratie Payroll.
9. Selecteer het looncomponent dat bij de verlofvorm hoort.

   Gebruik de volgende looncomponenten:

   Verlofvorm	Looncomponent
   Aanvullend geboorteverlof	100.000.245 Vermindering uren i.v.m. aanvullend geboorteverlof
   Betaald ouderschapsverlof	100.000.251 Vermindering uren i.v.m. betaald ouderschapsverlof
   Onbetaald ouderschapsverlof	100.000.223 Ouderschapsverlof uren

10. Profit vult bij Aantal automatisch het aantal uren in.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Urensoort aan de verlofsoort koppelen:

Koppel de urensoort vervolgens aan de verlofsoort binnen de arbeidsvoorwaarde.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
5. Ga naar het tabblad: Verlof.
6. Open de eigenschappen van het type verlof.
7. Ga naar het tabblad: Integratie.
8. Vink Verlofboekingen integreren in nacalculatie aan.
9. Selecteer de juiste urensoort bij Urensoort.
10. Selecteer eventueel een werksoort en project.

    Let op: Koppel niet zowel de urensoort als de werksoort aan een looncomponent. Hiermee voorkom je dat de nacalculatie-uren dubbel worden verwerkt. Een koppeling via de urensoort is voldoende.

11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerkers met een rooster van het type Uren per week

Voor medewerkers met een rooster van het type Uren per week is integratie via de nacalculatie niet mogelijk. Boek de uren of dagen in dat geval als loonmutatie met een van de volgende looncomponenten:

• 100.000.245 Vermindering uren i.v.m. aanvullend geboorteverlof;
• 100.000.145 Vermindering dagen i.v.m. aanvullend geboorteverlof.

Na de inrichting zijn de ouderschapsverlofuren zichtbaar op het tabblad Nacalculatie in de eigenschappen van de medewerker.

Let op:

• Zet de einddatum van de urenregistratie bij voorkeur op de laatste dag van de maand. Hierdoor is duidelijk welke uren in welke salarisperiode worden ingehouden en wordt het met juiste uurloon gerekend.
• Door ouderschapsverlof op te nemen als verlofboeking met integratie naar de nacalculatie ontstaat er een fluctuerend salaris. Het gemiddelde salaris wordt gekort met het aantal werkelijk opgenomen uren in de periode.
• Bestaande toekomstige verlofboekingen worden niet automatisch geïntegreerd nadat je Verlofboekingen integreren in nacalculatie inschakelt. Verwijder deze verlofboekingen en maak ze opnieuw aan om ze alsnog te integreren.

Stap 4: Workflow inrichten

Een medewerker kan ouderverlof aanvragen via een losse verlofaanvraag of via een verlofreeks. In de workflow bepaal je wie de aanvraag beoordeelt en in welke volgorde dit gebeurt.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open een van de volgende typen dossieritems:
   • Verlofaanvraag (Profit) voor een losse verlofboeking
   • Aanvraag verlofreeks (Profit) voor terugkerend verlof.
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow die je wilt gebruiken. Standaard is dit de workflow Verlof - ouderschapsverlof.
5. Richt de workflow in.

Stap 5: Profiel inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaak- en een Beoordelenprofiel. In het Aanmaakprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij een verlofaanvraag kun je het volgende instellen in het profiel:

• Workflow

  Selecteer hier de workflow die je wilt gebruiken bij dit profiel.

• Beoordelingsprofiel

  Nadat de wijziging is aangemaakt met het aanmaakprofiel, volgt de workflow de instellingen van het gekoppelde beoordelingsprofiel. Dit gaat voornamelijk om de veldinstellingen binnen de context.

• Toelichting bij Aanmaken

  Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Je kunt hier verdere instructies kwijt.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter in de kolom Type profiel op 'verlofaanvraag' of 'verlofreeksaanvraag'. Alle aanmaken- en beoordelenprofielen worden getoond.
3. Open de eigenschappen van het profiel Aanmaken verlofaanvraag (of betaald ouderschapsverlofreeks / onbetaald ouderschapsverlofreeks).
4. Selecteer bij het veld Workflow de workflow die je in de vorige stap hebt ingericht.
5. Controleer of er een beoordelingsprofiel gekoppeld is.
6. Schrijf in het veld Toelichting bij aanmaken een toelichting die je wilt tonen aan de medewerker die de mutatie gaat insturen, bijvoorbeeld:
   • Geboorteverlof: Neem hier je geboorteverlof op. Doe dit binnen 4 weken na de geboorte van je kind.
   • Aanvullend geboorteverlof: Neem hier je aanvullend geboorteverlof op. Doe dit binnen 6 maanden na de geboorte van je kind.
   • Betaald ouderschapsverlof: Neem hier je betaald ouderschapsverlof op. Doe dit binnen 1 jaar na de geboorte van je kind.
   • Onbetaald ouderschapsverlof: Neem hier je onbetaald ouderschapsverlof op. Doe dit binnen 8 jaar na de geboorte van je kind.
   • Verlofreeks OSV: Met een verlofreeks leg je een herhalende verlofboeking vast. Dit doe je door de volgende gegevens in te vullen:

     Eerste verlofboeking van de reeks: Geef de eerste dag van je verlof op.

     Geef bij Herhaling aan hoe vaak je het verlof wilt herhalen, bijvoorbeeld 'Elke week' of 'Elke 2 weken'.

     Vul bij Einde verlofreeks de einddatum van je verlof in of geef het Aantal herhalingen op.

     Selecteer eventuele extra dagen bij Verlofboeking herhalen op, als de eerste verlofboeking ook op andere dagen in de week geboekt moet worden.

     Wil je weten wat het effect is op het verlofsaldo en welke boekingen er daadwerkelijk gemaakt gaan worden? Klik dan op Saldo en boekingen berekenen voor een overzicht van de boekingen en de bijbehorende saldo-informatie.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 6: Contexten inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

In dit artikel lees je meer over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

Voor de verlofaanvraag kennen we de volgende contexten:

• Verlofaanvraag/verlofreeks

  Het gaat hier vooral om het veld Type verlof.

Stap 7: Test je inrichting

Test de inrichting voordat je het proces beschikbaar stelt aan alle medewerkers. Controleer daarbij vooral of de workflow goed verloopt en of Profit de juiste verlofboekingen vastlegt.

In dit artikel lees je meer over het testen van je HRM-proces.

Voor het proces Ouderverlof geldt dat voornamelijk de workflow en de registratie in Profit goed getest moeten worden en dat de saldi toegekend worden.

• Proces
• Veldinstellingen
• Resultaat in Profit

Testgegevens verwijderen

Na het testen verwijder je de verlofboeking van het tabblad Verlof in de eigenschappen van de medewerker. Verwijder daarnaast ook het dossieritem uit het medewerkerdossier.