Koppeling Nedap Ons - Cao-instellingen

Cao-instellingen gebruik je als medewerkerspecifieke keuzes of afspraken uit de cao nodig zijn in Nedap Ons. Dit onderdeel vraagt extra aandacht: de waarde uit de centrale cao-inrichting in Profit is alleen een voorvulling. Profit stuurt uitsluitend de cao-instellingen mee die bij de medewerker zijn vastgelegd.

Controleer of de cao wordt ondersteund

De koppeling levert cao-instellingen voor zeven cao’s. Profit vertaalt de cao-code van het dienstverband zelf naar de waarde die Nedap Ons gebruikt. Je hoeft de cao-code dus niet zelf gelijk te trekken.

Valt een dienstverband onder een andere cao, dan stuurt Profit voor dat dienstverband geen cao-instellingen mee. De medewerker zelf blijft wel gewoon in Nedap Ons staan.

Zo werkt de vastlegging

• Profit levert per dienstverband en periode de geldende cao mee, samen met de cao-instellingen die bij de medewerker zijn vastgelegd.
• Je legt een cao-instelling bij de medewerker vast met een vaste loonmutatie. De cao-inrichting bepaalt alleen welke waarde in het invoerscherm wordt voorgevuld.
• Is bij de medewerker geen waarde vastgelegd, dan stuurt Profit die instelling niet mee en gebruikt Nedap Ons de eigen waarde.
• Is een instelling voor alle medewerkers gelijk, richt die waarde dan eenmalig in Nedap Ons in. Profit kent hiervoor geen werkgeverbrede medewerkerinstelling.

Heeft een medewerker meerdere dienstverbanden?

Je legt de cao-instelling vast bij de medewerker. Hierbij kun je een dienstverband selecteren:

• Zonder dienstverband: de waarde geldt voor alle dienstverbanden van de medewerker onder dezelfde cao en wordt per dienstverband naar Nedap Ons gestuurd.
• Met dienstverband: de waarde geldt alleen voor het geselecteerde dienstverband. Zo kun je ook binnen dezelfde cao per dienstverband een andere waarde vastleggen.

Vallen dienstverbanden onder verschillende cao's? Dan heeft elke cao eigen instellingen.

Alleen waarden die je bij de medewerker vastlegt, worden naar Nedap Ons gestuurd. Waarden op werkgever- of cao-niveau worden niet meegestuurd.

Bepaal welke cao-instellingen je gebruikt

Er zijn dertien cao-instellingen. Negen daarvan bepalen of een dienst of toeslag wordt gecompenseerd in tijd of financieel. De vier overige instellingen hebben een andere betekenis. Niet iedere instelling geldt voor iedere cao. Leg alleen waarden vast voor instellingen die bij de cao van het dienstverband horen.

1. Controleer per dienstverband welke cao geldt en of deze cao door de koppeling wordt ondersteund.
2. Bepaal welke van de dertien cao-instellingen voor die cao van toepassing zijn en welke je in Nedap Ons nodig hebt.
3. Bepaal per instelling of de waarde per medewerker kan verschillen. Is de waarde voor alle medewerkers gelijk, richt die dan eenmalig in Nedap Ons in en niet als medewerkerspecifieke waarde in Profit.
4. Gebruik je bij een instelling Compensatie in tijd, neem dan ook Uurloon meesturen mee in de inrichting voor de betreffende soorten dienstbetrekking.

Let bij Reistijd tussen cliënten berekenen op de betekenis: dit bepaalt of Nedap Ons de reistijd tussen cliëntbezoeken mag berekenen. Het gaat niet over de vraag of reistijd volgens de cao als werktijd telt en ook niet over kilometervergoeding.

Maak de benodigde velden zichtbaar

De dertien cao-profielvelden worden niet zichtbaar uitgeleverd. Voordat iemand een cao-instelling bij een medewerker kan vastleggen, moet je daarom de benodigde velden zichtbaar maken in de veldcontexten van het profiel waarin de waarde wordt vastgelegd.

Velden zichtbaar maken in de context:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Bepaal in welk proces de cao-instelling wordt vastgelegd. De velden kunnen worden gebruikt bij de vaste loonmutatie, onboarden, functiewijziging en overplaatsing.
3. Open de eigenschappen van het profiel.
4. Open de veldcontext van dat proces en maak alleen de cao-profielvelden zichtbaar die je daar nodig hebt.
5. Gebruik je een aanmaak- en beoordelingsprofiel? Maak dan in beide profielen dezelfde velden zichtbaar. Een veld dat in het beoordelingsprofiel niet zichtbaar is, wordt niet bijgewerkt.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op:

   zichtbaarheid werkt per proces en niet per cao. Een veld dat je in een veldcontext zichtbaar maakt, kan daardoor ook zichtbaar zijn bij een medewerker met een andere cao. Leg alleen een waarde vast als de instelling bij de cao van het dienstverband hoort. Staat toch een waarde bij een niet-passende cao, dan levert Profit die niet aan Nedap Ons.

   Zolang een veld in geen enkele veldcontext zichtbaar is, kan niemand de waarde vastleggen en wordt die cao-instelling niet geleverd. Profit geeft daarvoor geen foutmelding.

Leg de cao-instelling bij de medewerker vast

Nadat het profielveld zichtbaar is en de autorisatie is ingericht, leg je de gekozen cao-instelling bij de medewerker vast met een vaste loonmutatie. De vastlegging hoort bij een periode; controleer daarom altijd de ingangsdatum en, als die van toepassing is, de einddatum.

Vaste loonmutatie toevoegen bij de medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de looncomponent.
6. Klik op: Voltooien.
7. Controleer de voorgevulde waarde uit de cao-inrichting en kies de waarde die voor deze medewerker daadwerkelijk geldt.
8. Leg de juiste ingangsdatum en, indien van toepassing, einddatum vast.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

De centrale cao-waarde is alleen een voorvulling. Alleen een waarde die daadwerkelijk bij de medewerker is vastgelegd, wordt per dienstverband en periode aan Nedap Ons geleverd. Wijzig je later alleen de centrale cao-waarde, dan verandert de eerder vastgelegde medewerkerwaarde niet.

Wat gebeurt er na een wijziging?

Wijzig je een cao-instelling die bij de medewerker is vastgelegd? Dan zet Profit de wijziging klaar voor de eerstvolgende verzending van het medewerker- en contractbericht.

Dit gebeurt als je:

• een cao-instelling toevoegt;
• de vastgelegde waarde wijzigt;
• de begin- of einddatum wijzigt;
• de vastlegging verwijdert.

Het maakt hierbij niet uit of de wijziging rechtstreeks in Profit, via een goedgekeurde ESS- of MSS-workflow of via een import wordt vastgelegd.

Sla je dezelfde waarde voor dezelfde periode opnieuw op, dan ontstaat geen nieuwe wijziging voor Nedap Ons.

Een wijziging van alleen de centrale cao-waarde zet geen nieuw bericht klaar. Profit levert uitsluitend de waarde die bij de medewerker is vastgelegd.

Controleer de samenhang met uurloon

Gebruik je voor een instelling Compensatie in tijd, controleer dan of Uurloon meesturen aan staat voor de soorten dienstbetrekking waarvoor dit speelt. Nedap Ons heeft het uurloon nodig om compensatie in tijd te berekenen. Profit bewaakt deze combinatie niet automatisch.

Aandachtspunten

• De centrale cao-waarde gaat niet automatisch mee. Alleen de waarde die bij de medewerker is vastgelegd wordt geleverd.
• Een onzichtbaar veld betekent geen levering. Omdat Profit hiervoor geen foutmelding geeft, is de veldcontext een van de eerste controles als een cao-instelling ontbreekt.
• Correcties op een afgesloten periode bereiken Nedap Ons niet; de koppeling levert lopende en toekomstige perioden.
• De codetabellen achter de cao-instellingen worden door AFAS beheerd. Je kunt de waarden inzien, maar niet zelf aanvullen, wijzigen of blokkeren.