Koppeling Nedap Ons - Beslissingen die je vóór de inrichting neemt

De overstap naar de koppeling met Nedap Ons verandert zowel de manier waarop Profit gegevens met Nedap Ons uitwisselt als de keuzes die je vooraf in de inrichting maakt. In dit artikel lees je wat er verandert, welke gevolgen dat heeft voor je huidige werkwijze en welke besluiten je moet nemen voordat je de koppeling verder inricht.

Koppeling Nedap Ons - Wat verandert er?

De nieuwe koppeling vervangt de keten via een externe koppelpartner door een directe standaardverbinding tussen AFAS Profit en Nedap Ons. Profit is daarbij het bronsysteem voor de gegevens die de koppeling uitwisselt.

• Eenrichtingsverkeer. De gegevens gaan van Profit naar Nedap Ons. Wijzigingen in Nedap Ons worden niet teruggeschreven naar Profit.
• Standaard, maar niet automatisch. Je moet functies, codes, weekkaartprofielen, deskundigheden en optionele gegevens bewust inrichten. De koppeling past zich niet aan een afwijkende bestaande inrichting aan.
• Profit blijft bronleidend. Gegevens die uit Profit komen, onderhoud je in Profit. Bij een volgende synchronisatie kan Nedap Ons waarden opnieuw overschrijven met de stand uit Profit.
• Accounts en rollen blijven een apart traject. De koppeling maakt geen gebruikersaccounts aan en kent geen rollen of rolbereik toe in Nedap Ons.

Stap 1: Welke medewerkers gaan mee?

De instelling Synchroniseren met Nedap Ons staat op Werkgever/functie en is standaard uit. Daarmee bepaal je per functie en werkgever welke medewerkers in de synchronisatiescope vallen.

• Scheid zorgfuncties en staffuncties als je ze nu onder dezelfde functie hebt ingericht.
• Bepaal of dezelfde functie in alle organisatieonderdelen dezelfde synchronisatiescope heeft.
• Leg vast wie bij nieuwe functies verantwoordelijk is voor synchroniseren, weekkaartprofiel en deskundigheid.

  Let op:

  Staat Synchroniseren met Nedap Ons op Nee, dan maakt Profit voor die medewerker geen bericht aan. Er volgt geen foutmelding die je op de ontbrekende medewerker attendeert.

Stap 2: Bepaal welke aanvullende gegevens je deelt

Naast de basisgegevens van de koppeling kun je drie aanvullende gegevensgroepen naar Nedap Ons sturen. Deze staan standaard uit. Bepaal vóór de inrichting per gegevensgroep of Nedap Ons deze gegevens daadwerkelijk nodig heeft voor het proces.

Maak deze keuzes bewust vanuit dataminimalisatie. Is er geen concrete noodzaak om een gegeven in Nedap Ons te gebruiken, laat de instelling dan op Nee staan.

Let bij medewerkers met meerdere werkgevers, functies of dienstverbanden extra op de reikwijdte van de instelling. Een keuze om gegevens te delen kan daardoor ook gevolgen hebben voor andere werkzaamheden van dezelfde medewerker.

Leg de drie keuzes vast voordat je de koppeling inricht. Een latere wijziging van deze instellingen zet namelijk niet automatisch een nieuw bericht klaar; de wijziging gaat mee bij een volgende reguliere verzending of na een handmatige re-synchronisatie.

Stap 3: Bepaal welke onderdelen je gebruikt

De koppeling begint altijd met de medewerker- en contractgegevens. Hiermee zorg je ervoor dat de medewerkers die je wilt plannen vanuit Profit beschikbaar zijn in Nedap Ons, met de gegevens die daarvoor nodig zijn.

Voor medewerkers die je synchroniseert, worden ook verzuimmeldingen vanuit Profit doorgegeven aan Nedap Ons. De planner kan daardoor zien dat een medewerker ziek of hersteld is. Je maakt hiervoor dus geen aparte keuze.

Bepaal welke aanvullende onderdelen je nodig hebt

Naast deze basis bepaal je welke aanvullende gegevens en functionaliteit voor jouw organisatie nodig zijn.

• Verlofjaarrechten

  Gebruik dit als Nedap Ons moet beschikken over het verlofrecht van medewerkers. Je bepaalt per type verlof welke jaarrechten je naar Nedap Ons stuurt.

• Uurloon

  Gebruik dit alleen als Nedap Ons het uurloon nodig heeft voor een proces waarin met het uurloon wordt gerekend. Je bepaalt dit per soort dienstbetrekking.

• CAO-instellingen

  Gebruik deze als individuele keuzes of afspraken van medewerkers uit de cao nodig zijn in Nedap Ons. Bepaal vooraf welke instellingen van toepassingen zijn en wie deze in Profit mag vastleggen.

• Normdagen

  Richt normdagen in als dit voor jouw organisatie van toepassing is op basis van de cao VVT of GHZ. Normdagen hebben een eigen activering en zijn niet uitsluitend onderdeel van de Nedap-koppeling.

Leg vóór de inrichting vast welke aanvullende onderdelen je gebruikt. Zo voorkom je dat je tijdens de technische inrichting nog moet bepalen welke gegevens Nedap Ons nodig heeft en wie verantwoordelijk is voor het beheer ervan.

Stap 4: Koppel één Profit-omgeving aan één Nedap Ons-omgeving

Leg vóór de implementatie vast welke productie- en testomgevingen bij elkaar horen. Koppel nooit een productiekopie of tweede Profit-omgeving aan dezelfde Nedap Ons-productieomgeving. Daarmee voorkom je dat een testomgeving echte gegevens overschrijft.

Stap 5: Bepaal de frequentie van de geplande taak

Het medewerker- en contractbericht en het verlofjaarrechtbericht worden via de geplande taak verzonden. Verzuim wordt direct aangeboden. Voor organisaties zonder snelle instroom volstaat vaak dagelijks. Werk je met een flexpool die op korte termijn wordt ingezet, kies dan minimaal elk uur.

Let op:

Deze verzending is mogelijk vanaf 1 januari 2027. In Profit 9 kun je de benodigde inrichting en frequentie al voorbereiden.

Stap 6: Spreek af wie de inrichting beheert

Voor een aantal onderdelen vraagt de koppeling ook na de implementatie om beheer. Spreek daarom vooraf af wie nieuwe functies beoordeelt, wie weekkaartprofielen en deskundigheden onderhoudt, wie cao-instellingen mag vastleggen en wie nieuwe verloftypen koppelt. Leg ook vast wie foutmeldingen in de berichtweergave opvolgt. Rollen en gebruikers in Nedap Ons beheer je buiten deze koppeling.

Stap 7: Trek de codes gelijk met Nedap Ons

De codetabellen Weekkaartprofielen en Deskundigheden zijn bij ingebruikname leeg. Vul ze met de waarden uit de eigen Nedap Ons-omgeving voordat je de synchronisatie inschakelt.

Let op:

• Gebruik je nu een eigen contracttype-tabel of een andere bron dan de dienstbetrekking? Plan dan vóór de overstap een migratiestap, zodat de koppeling het contracttype uit de dienstbetrekking kan gebruiken. Dit kost in de praktijk vaak de meeste voorbereiding.
• Uitzondering voor de cao-code: de cao-code hoef je niet zelf gelijk te trekken. Profit vertaalt de cao-code van het dienstverband naar de waarde die Nedap Ons gebruikt.

Stap 8: Meerdere dienstverbanden of formatieverdeling

Dit is een organisatiebrede keuze die je vóór de inrichting maakt. Bepaal of je werkt met meerdere dienstverbanden per medewerker of met formatieverdeling binnen één dienstverband. Werk je nu met beide door elkaar, maak dan vóór de inrichting één organisatiebrede keuze en leg die vast.

• Meerdere dienstverbanden. Nedap Ons maakt per dienstverband een eigen medewerker en een eigen account. Dat geeft de scherpste scheiding van rollen. Houd rekening met vier gevolgen: de medewerker logt twee keer in, planners moeten twee contracten bewaken, agenda-afspraken kunnen op het verkeerde contract terechtkomen en dat kan leiden tot fouten in plus- en minuren, verlof en compensatie.
• Formatieverdeling. In Nedap Ons werkt formatieverdeling alleen door in het bereik, niet in rooster of agenda. Nedap Ons kent per contract één primaire organisatie-eenheid en er is geen geïntegreerd overzicht over meerdere planborden.

Betrek bij deze keuze ook de volgende twee punten:

• Rechten stapelen. Krijgt een medewerker uit één dienstverband een recht, dan heeft hij dat recht in totaal. Leiden beide functies tot dezelfde rol in Nedap Ons, dan wordt die rol ontdubbeld.
• Single sign-on. Inrichting op basis van het medewerkernummer is kwetsbaar zodra iemand meerdere dienstverbanden heeft.

Er is geen variant die voor alle betrokkenen ideaal is. Leg de keuze schriftelijk vast, met de gevolgen voor rooster, agenda, stuurinformatie en de ervaring van de medewerker zelf.

Stap 9: Bepaal weekkaartprofielen en deskundigheden

Bepaal vóór de inrichting welke weekkaartprofielen en deskundigheden je organisatie in Nedap Ons gebruikt. Deze gegevens zijn niet alleen codes die in beide systemen moeten overeenkomen. Ze bepalen ook wat een medewerker in Nedap Ons kan registreren en uitvoeren.

Houd bij de voorbereiding rekening met de volgende punten.

1. Bepaal een standaardset weekkaartprofielen.

   Bepaal per type team welke weekkaartprofielen nodig zijn. Leg per profiel vast welke uursoorten beschikbaar zijn, of cliënttijd als werktijd telt en of kilometerregistratie is toegestaan.

2. Houd het aantal deskundigheden werkbaar.

   Gebruik voldoende deskundigheden om medewerkers goed te onderscheiden, maar voorkom dat je zoveel varianten maakt dat het beheer onnodig ingewikkeld wordt.

3. Ga er niet vanuit dat een deskundigheid altijd één-op-één bij een functie hoort.

   Dezelfde functie kan in verschillende situaties een andere deskundigheid nodig hebben. Is dat bijvoorbeeld structureel anders voor een intramurale en extramurale functie, richt deze dan als aparte werkgever/functies in. Voor een individuele medewerker kun je later nog afwijken van de standaard.

4. Denk vooraf na over de ingangsdatum.

   Bij een functiewijziging moet vanaf de ingangsdatum het juiste weekkaartprofiel en de juiste deskundigheid gelden.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt naast elkaar als Wijkverpleegkundige en Zorgcoördinator binnen Afdeling Somatiek 1. Voor beide functies geldt de deskundigheid Verpleegkundige niveau 5, maar voor de werkzaamheden zijn verschillende weekkaartprofielen nodig: Intramuraal zorg en Intramuraal regie.

Dit laat zien dat je deskundigheid en weekkaartprofiel afzonderlijk bepaalt. Dezelfde deskundigheid kan bij verschillende functies voorkomen, terwijl voor die functies een ander weekkaartprofiel nodig is.

Zorg dat je vóór de inrichting duidelijk hebt welke weekkaartprofielen en deskundigheden je gebruikt. Bij het inrichten van de koppeling vul je deze waarden eerst in de bijbehorende codetabellen. Daarna selecteer je ze bij de werkgever/functie.

Voorbereidingschecklist

Voordat je begint met inrichten, controleer je of de voorbereiding compleet is.