Koppeling Nedap Ons - De koppeling inrichten

Met de koppeling met Nedap Ons richt je in welke medewerkers en dienstverbanden gegevens uitwisselen met Nedap Ons. Je activeert eerst de koppeling. Daarna vul je de codetabellen met waarden uit Nedap Ons. Vervolgens bepaal je per werkgever/functie of Profit medewerkers met die functie synchroniseert. Je legt ook het weekkaartprofiel en de deskundigheid vast. Op medewerker/functie kun je hiervan afwijken. Voor verlof bepaal je per type verlof of Profit het verlofjaarrecht meestuurt.

Volg deze volgorde. Daarmee voorkom je dat berichten worden aangemaakt voordat de benodigde codes en standaardwaarden aanwezig zijn.

Let op:

Profit 9 wordt in november 2026 uitgeleverd. Vanaf dat moment kun je de koppeling activeren en de inrichting in Profit voorbereiden. Het communicatieprofiel en het daadwerkelijke berichtverkeer naar Nedap Ons kun je vanaf 4 januari 2027 inrichten. Tussen november en januari kun je dus wel inrichten, maar nog niet verzenden.

Inhoud

Stap 1: Activeer Koppeling Nedap Ons

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

Koppeling Nedap Ons

Stappen om een activering in te schakelen

Stap 2: Vul de codetabellen

Vul de codetabellen met de waarden uit de eigen Nedap Ons-omgeving. Profit levert deze codetabellen leeg op.

Codetabellen vullen:

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
Open de eigenschappen van de vrije tabel Weekkaartprofiel.
Voeg de weekkaartprofielen uit Nedap Ons toe.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Open de eigenschappen van de vrije tabel Deskundigheid.
Voeg de deskundigheden uit Nedap Ons toe.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Open de eigenschappen van de vrije tabel Verloftypen Nedap Ons.
Voeg de verloftypen uit Nedap Ons toe.
Neem voor Verloftypen Nedap Ons dezelfde codes over als in je Nedap Ons-omgeving. De codes moeten één-op-één overeenkomen. Als een code niet overeenkomt, kan Profit het verlofrecht niet correct aan Nedap Ons aanleveren.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Richt de verbinding met Nedap Ons in

Het communicatieprofiel en daarmee het daadwerkelijke berichtverkeer kun je vanaf 4 januari 2027 inrichten. Volg hiervoor de actuele aanmeld- en certificaatprocedure van AFAS en Nedap.

Let op:

Je kunt in Profit de activering aanzetten, codes vullen en de functionele inrichting afronden. Dat er in deze periode nog geen berichten naar Nedap Ons gaan, is verwacht gedrag.

Stap 4: Synchronisatie, weekkaartprofiel en deskundigheid instellen.

Stel per werkgever/functie in of medewerkers met deze functie meedoen in de synchronisatie. Als je synchronisatie aanzet, zijn weekkaartprofiel en deskundigheid verplicht.

Bij medewerker/functie neemt Profit de Nedap Ons-waarden over van werkgever/functie wanneer je een medewerker in dienst meldt of wanneer je in een nieuwe of bestaande functieregel een andere functie selecteert.

Voeg je een nieuwe functieregel toe met dezelfde functie als in de vorige regel? Dan neemt Profit de Nedap Ons-waarden over uit de vorige functieregel. Als je een Nedap Ons-veld op werkgever/functie wijzigt, worden bestaande functieregels bij medewerkers niet automatisch bijgewerkt. Controleer de gegevens bij deze medewerkers en pas ze zo nodig aan.

Je kunt de volgende signalen gebruiken om te controleren of de gegevens op medewerker/functie onbedoeld afwijken van werkgever/functie:

Op medewerker/functie kun je het veld Synchroniseren met Nedap Ons zelf wijzigen. Ook kun je een afwijkend weekkaartprofiel of een afwijkende deskundigheid vastleggen.

Werkgever/functie voor Nedap Ons inrichten:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Functies.
Open de eigenschappen van de functie.
Vink Synchroniseren met Nedap Ons aan.
Selecteer het Weekkaartprofiel.
Selecteer de Deskundigheid.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Als je een Nedap Ons-veld op werkgever/functie wijzigt, werkt Profit bestaande medewerker/functie-regels niet automatisch bij. Controleer deze medewerkers en pas hun gegevens aan als dat nodig is.

Richt je meerdere werkgever/functies in? Dan kun je Synchroniseren met Nedap Ons, Weekkaartprofiel en Deskundigheid ook via een import of UpdateConnector vastleggen.

Je gebruikt hiervoor:

HRM / Beheer / Import HRM / Functie (Nieuw)
HRM / Beheer / Import HRM / Functie (mutatie)
UpdateConnector KnOrgEmrFun
UpdateConnector KnEmployee, via het element AfasOrguniFunction

Nedap Ons-gegevens op medewerker/functie controleren en aanpassen

Controleer bij bestaande medewerkers of het veld Synchroniseren met Nedap Ons is aangevinkt. Als je dit veld op werkgever/functie aanzet, werkt Profit bestaande functieregels bij medewerkers niet automatisch bij. Je moet het veld dan zelf aanvinken bij de betreffende medewerkers.

Bij onboarden of wanneer je een andere functie selecteert, neemt Profit de Nedap Ons-waarden over van werkgever/functie. Voeg je een nieuwe functieregel toe met dezelfde functie? Dan neemt Profit de waarden over uit de vorige functieregel.

Nedap Ons-gegevens op medewerker/functie controleren en aanpassen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Functie.
Open de eigenschappen van de functie.
Controleer of Synchroniseren met Nedap Ons is aangevinkt. Vink dit veld aan als je de medewerker wilt synchroniseren met Nedap Ons.
Wil je een afwijkend weekkaartprofiel vastleggen? Vink Afwijkend weekkaartprofiel aan en selecteer het gewenste weekkaartprofiel.
Wil je een afwijkende deskundigheid vastleggen? Vink Afwijkende deskundigheid aan en selecteer de gewenste deskundigheid.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Individuele afwijkingen voor weekkaartprofiel en deskundigheid kun je ook via een import of UpdateConnector vastleggen.

Je gebruikt hiervoor:

HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Org. eenheid/functie
UpdateConnector HrOnboarding

Je kunt hiermee Afwijkend weekkaartprofiel, Weekkaartprofiel, Afwijkende deskundigheid en Deskundigheid aanleveren.

Stap 5: Stel de geplande taak in

Het verzenden van medewerker- en contractgegevens naar Nedap Ons verloopt via een geplande taak. Met de frequentie van deze taak bepaal je hoe snel nieuwe en gewijzigde medewerkergegevens worden aangeboden aan Nedap Ons.

Bepaal daarom hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd op basis van de snelheid waarmee wijzigingen in Nedap Ons beschikbaar moeten zijn.

Werk je met een flexpool waarin medewerkers op korte termijn worden ingezet? Laat de taak dan minimaal elk uur uitvoeren.
Werk je niet met een flexpool? Dan volstaat het meestal om de taak dagelijks uit te voeren.

Verzuimmeldingen zijn hiervan uitgezonderd. Deze worden direct aangeboden en wachten niet op de geplande taak.

Stappen om de geplande taak in te richten.

Kies de frequentie niet alleen op basis van het aantal wijzigingen, maar vooral op basis van hoe snel een medewerker na een wijziging inzetbaar moet zijn in Nedap Ons.

Voorbeeld:

Een medewerker gaat aan de slag als Helpende (Flexpool) in Flexpool regio Noord. Voor deze medewerker gelden de deskundigheid Helpende Plus niveau 2 en het weekkaartprofiel Flexmedewerker.

De medewerker kan bijvoorbeeld 's avonds worden ingepland voor een dienst de volgende ochtend. Als de geplande taak maar één keer per dag wordt uitgevoerd, bestaat het risico dat de nieuwe of gewijzigde medewerkergegevens niet op tijd in Nedap Ons beschikbaar zijn.

Laat je de geplande taak minimaal elk uur uitvoeren, dan worden wijzigingen gedurende de dag sneller opgepakt. Dat past beter bij een flexpool waarin medewerkers op korte termijn inzetbaar moeten zijn.

Controleer bij de inrichting van een flexpool daarom niet alleen of de medewerkergegevens goed zijn ingericht, maar ook of de frequentie van de geplande taak aansluit op het moment waarop medewerkers daadwerkelijk worden ingezet.