Functiewijziging inrichten

Met het proces Functiewijziging wijzig je de functie en organisatorische plaatsing van een medewerker. Tijdens het proces kun je eventueel ook aanvullende gegevens wijzigen, zoals het rooster, salaris of formatieverdeling.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Tijdelijke functiewijziging

Wil je een medewerker voor een bepaalde periode in een andere functie plaatsen? Dan kun je gebruikmaken van een tijdelijke functiewijziging. Je legt hierbij een ingangsdatum en einddatum vast. Na afloop van de tijdelijke periode keert de medewerker automatisch terug naar de oorspronkelijke functie.

Lees meer over de inrichting en werking in Tijdelijke functie- en roosterwijziging.

Stap 1: Workflow inrichten

In de workflow bepaal je wie de functiewijziging controleert en in welke volgorde dit gebeurt. Je kunt in de workflow ook een document laten genereren en ondertekenen.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Functiewijziging (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow die je gaat gebruiken. Standaard is dit de workflow Medewerker functiewijziging (Incl. ondertekening).
5. Richt de workflow in.

Standaard wordt in deze workflow het document Wijziging Afdeling en Functie Workflowmutatie (Profit) gebruikt.

Wil je de inhoud of opmaak van dit document aanpassen? Maak dan een kopie van het standaarddocument en koppel deze kopie aan de juiste workflowtaak.

Stap 2: Profiel inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaak- en een Beoordelenprofiel. In het Aanmaakprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij een Functiewijziging kun je het volgende instellen in het profiel:

• Workflow

  Selecteer hier de workflow die je wilt gebruiken bij dit profiel.

• Beoordelingsprofiel

  Nadat de wijziging is aangemaakt met het aanmakenprofiel, volgt de workflow de instellingen van het gekoppelde beoordelingsprofiel. Dit gaat voornamelijk om de veldinstellingen binnen de context.

• Voorkeurwaarden gebruiken

  Deze instelling zorgt voor het toepassen van voorkeurwaarden in je context. Zet dit uit als bij het aanmaken van de functiewijziging altijd de huidige functiegegevens getoond moeten worden. Zet dit aan als je voorkeurwaarden wilt toepassen op een veld om een waarde af te dwingen.

• Proefberekening

  Hiermee toon je een proformaberekening van het salaris van de medewerker voor de periode waarin de functiewijziging ingaat.

• Aanvullende gegevens muteren

  Hiermee bepaal je welke andere medewerkergegevens tegelijkertijd met de functiewijziging gewijzigd kunnen worden. Je kunt hierbij de volgende onderdelen beschikbaar stellen:

  • Rooster
  • Werklocatiepatroon
  • salaris
  • periodiek
  • thuiswerkdagen
  • formatieverdeling
• Toelichting bij aanmaken

  Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Verdere instructies kun je in dit veld kwijt.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter in de kolom Type profiel op Functiewijziging. Je ziet nu de beschikbare aanmaak- en beoordelingsprofielen.
3. Open de eigenschappen van het profiel Aanmaken functiewijziging.
4. Selecteer bij Workflow de workflow die je in de vorige stap hebt ingericht.
5. Controleer of het juiste beoordelingsprofiel is gekoppeld.
6. Bepaal of je Voorkeurwaarden gebruiken wilt inschakelen.
7. Bepaal of je Proefberekening beschikbaar wilt stellen.
8. Bepaal bij Aanvullende gegevens muteren welke aanvullende wijzigingen binnen het proces zijn toegestaan.
9. Vul bij Toelichting bij aanmaken bijvoorbeeld de volgende tekst in:

   Vul ingangsdatum mutatie in als de startdatum van de wijziging afwijkt van het veld begindatum. De wijzigingen zullen automatisch worden doorgevoerd en de wijziging wordt vastgelegd in het medewerkerdossier.

10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Contexten inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

In dit artikel lees je meer over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

De functiewijziging kent de volgende contexten:

• Org. eenheid/functie
  • Formatieverdeling: maak dit veld zichtbaar en verplicht als je hier gebruik van maakt. Maak je hier geen gebruik van? Maak het veld dan onzichtbaar.
  • Kostenplaats: verbijzonder je per kostenplaats? Zet dit veld dan op verplicht. Doe je dit niet? Dan zet je dit veld op onzichtbaar.
  • Kostendrager: verbijzonder je per kostenplaats? Zet dit veld dan op verplicht. Doe je dit niet? Dan zet je dit veld op onzichtbaar.
• Looncomponent

  Als je aanvullende gegevens muteert ken deze wijziging ook de volgende contexten:

  • Mdw./Rooster
  • Mdw./Werkrooster
  • Mdw./Werklocatiepatroon
  • Mdw./Salaris
  • Mdw./Periodiek
  • Mdw./Thuiswerkdagen
  • Mdw./Formatieverdeling

Controleer per context welke velden de gebruiker moet zien en wijzigen. Maak alleen de velden verplicht die voor jouw functiewijzigingsproces noodzakelijk zijn.