Nevenwerkzaamheden inrichten

Met de workflow Nevenwerkzaamheid: ESS kan een medewerker zelf werkzaamheden buiten de eigen functie doorgeven. De medewerker legt bijvoorbeeld vast voor welke organisatie de werkzaamheden worden uitgevoerd, om welk type werkzaamheden het gaat en of de werkzaamheden betaald of onbetaald zijn.

Na het insturen start automatisch een workflow. De leidinggevende beoordeelt de nevenwerkzaamheden. Na het afronden van de workflow worden de gegevens vastgelegd en geregistreerd in het dossier van de medewerker.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Stap 1: Workflow inrichten

In de workflow bepaal je wie de nevenwerkzaamheden beoordeelt en in welke volgorde dit gebeurt. In de standaardworkflow meldt de medewerker de nevenwerkzaamheden zelf. De leidinggevende beoordeelt vervolgens de aanvraag.

Je kunt de workflow aanpassen aan het proces binnen jouw organisatie.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Nevenwerkzaamheid,
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open de eigenschappen van de workflow die je wilt gebruiken. Standaard is dit Nevenwerkzaamheid: ESS.
5. Richt de workflow in.

Stap 2: Profiel inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaak- en een Beoordelenprofiel. In het Aanmaakprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij Nevenwerkzaamheden kun je het volgende instellen in het profiel:

• Workflow

  Selecteer hier de workflow die je wilt gebruiken bij dit profiel.

• Beoordelingsprofiel

  Nadat de wijziging is aangemaakt met het aanmakenprofiel, volgt de workflow de instellingen van het gekoppelde beoordelingsprofiel. Dit gaat voornamelijk om de veldinstellingen binnen de context.

• Toelichting bij Aanmaken

  Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Je kunt hier verdere instructies kwijt.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter in de kolom Type profiel op Dossier.
3. Filter in de kolom Naam op Nevenwerkzaamheid. Je ziet nu de beschikbare aanmaken- en beoordelingsprofielen.
4. Open de eigenschappen van het profiel Nevenwerkzaamheid: ESS.
5. Selecteer bij Workflow de workflow die je in de vorige stap hebt ingericht.
6. Controleer of er een beoordelingsprofiel is gekoppeld.
7. Schrijf in het veld Toelichting bij aanmaken een toelichting die je wilt tonen aan de medewerker die de mutatie gaat insturen, bijvoorbeeld:

   Op deze pagina kan je nevenwerkzaamheden doorgeven. Het vastleggen van nevenwerkzaamheden is belangrijk om transparant te blijven en wederzijds vertrouwen te behouden. Zo kunnen we samen beoordelen of extra werk of activiteiten buiten jouw functie geen belangenconflict opleveren, je prestaties bij ons niet beïnvloeden en voldoen aan wet- en regelgeving. Het betekent niet dat nevenwerkzaamheden niet zijn toegestaan – het gaat erom dat we ze tijdig en duidelijk met elkaar worden afgestemd.

8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Contexten inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

In dit artikel lees je meer over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

Voor het proces Nevenwerkzaamheden zijn de volgende contexten beschikbaar:

• Dossieritem
  • Nevenwerkzaamheid: hierin legt de medewerker het onderwerp vast.
• Bestemming
  • Bestemming (Profit)
• Vrije velden
  • Nevenwerkzaamheden: hierin staan de gegevens die je bij de medewerker opvraagt, zoals de organisatie, het type werkzaamheden en of de werkzaamheden betaald of onbetaald zijn.

Controleer per context welke velden je aan de medewerker en de beoordelaar wilt tonen. Bepaal ook welke velden verplicht of wijzigbaar moeten zijn.