Si un employé n'apparaît pas à l'écran, cela peut avoir plusieurs causes :

• Les données actuelles ne sont pas à jour.
• L'employé présente une date d'entrée en fonction future.
• L'employé est bloqué et les lignes bloquées ne s'affichent pas.

Selon l'emplacement, générez un document à partir d'une base correcte. Si vous ajoutez vous-même une mise en page de document, tenez-en compte. Si un document ne repose pas sur la base appropriée, il n'apparaît pas lors de l'envoi d'une pièce de dossier.

Plus d'informations :

• Génération des documents pour l'employé

Profit affiche les employés sans contrat dans le groupe de données "Données actuelles d’un employé" avec la valeur -1 comme numéro de contrat de travail.

Vous n'êtes pas en mesure d'appliquer des valeurs préférentielles aux onglets Contrat, Salaire, Horaire, Fonction et Organisme. Profit reprend automatiquement les propriétés des lignes précédentes (à l'exception de la date de début et de fin).

De Wet Bescherming Persoonsgegevens regelt de bescherming van gegevens die over personen worden geregistreerd in digitale systemen.

Volgens deze wet wordt AFAS gekenmerkt als de verwerker van de persoonsgegevens en ben je als afnemer van Profit de verantwoordelijke voor de bescherming van de persoonsgegevens. In de klantportal vind je uitleg van de manier waarop we als verwerker de persoonsgegevens in Profit beschermen volgens deze wet. Als verantwoordelijke zijn er ook een aantal zaken die onder jouw rol vallen. Deze staan hieronder beschreven.

1. Om welke persoonsgegevens gaat het?
2. Hoe bescherm je de persoonsgegevens in jouw rol als verantwoordelijke?

Om welke persoonsgegevens gaat het?

De persoonsgegevens leg je vast in Profit met een bepaald doel. In het geval van Profit HRM/Payroll is dat het voeren van een personeelsbeleid en een loonadministratie. Als verantwoordelijke beslis en regel je welke persoonsgegevens je wilt en moet registreren. Je registreert in dit kader de volgende gegevens in Profit over je medewerkers:

• Naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat
• Contractgegevens: datum indiensttreding, arbeidsvoorwaarden
• Kopie identiteitsbewijs
• Salarisgegevens
• Loonbelastingverklaringen
• Sollicitatiegegevens
• Dossier
• Ziekmelding

Hoe bescherm je de persoonsgegevens in jouw rol als verantwoordelijke?

De Wet Bescherming Persoonsgegevens geeft opdracht om de persoonsgegevens te beschermen. AFAS neemt de algemene beveiliging voor haar rekening. Dit kun je nalezen in de SLA. Als verantwoordelijke voor de gegevens is het aan jou om de volgende aspecten voor de bescherming van de persoonsgegevens goed te regelen:

1. Autorisatie goed inrichten.
2. Gegevens die niet geregistreerd mogen worden, niet vastleggen.
3. Beveiligingsrisico’s periodiek in kaart brengen

Autorisatie goed inrichten

De persoonsgegevens mogen niet toegankelijk zijn voor gebruikers die er niets mee te maken hebben. Dit richt je in via autorisatie. Meer over het inrichten van de autorisatie vind je hier.

Bepaalde gegevens niet registreren

Volgens de wet zijn er bepaalde persoonsgegevens die je niet mag registreren. Dat zijn o.a.:

• Medische gegevens
• Ras, levensovertuiging, seksuele voorkeur

In vrije velden en elders blijft het altijd mogelijk om deze zaken te registreren. De enige zekere manier om dit soort gegevens niet in het digitale systeem te laten voorkomen, is door de gebruikers die deze gegevens vastleggen, hierover te instrueren. Verder kun je altijd velden zodanig instellen dat ze een standaardwaarde tonen of onzichtbaar zijn. Lees hierover meer bij Profielen en Voorkeurwaarde.

Beveiligingsrisico’s periodiek in kaart brengen

Periodiek moet je nagaan of de maatregelen die je hebt getroffen nog toereikend zijn. AFAS zal hier op algemeen niveau haar steentje aan bijdragen, maar ook op omgevingsniveau moet hier regelmatig naar gekeken worden. Controleer bijvoorbeeld of bij functiewijzigingen de autorisatie per gebruiker nog klopt, etc.

Tenslotte:

Op dit moment is nog niet geheel duidelijk waar de wetgever de grens legt bij de handhaving van de wet. Bovenstaande is een interpretatie van de huidige stand van zaken. Bij verschillen zal altijd de SLA op de klantportal van AFAS van toepassing zijn.

Zie ook:

• Autoriteit Persoonsgegevens
• Service Level Agreement (SLA) op de klantportal

Lorsqu'un employé est malade pendant plus de 2 ans, vous pouvez arrêter son salaire, sans devoir pour autant enregistrer sa fin de service. Pour l'arrêt du salaire, ajoutez une ligne de salaire dans la quelle vous définissez le salaire sur 0 et une ligne d'horaire avec un horaire sans heures. Vous donnez également une date de fin à tous les composants salariaux calculés de l'employé.

Profit met automatiquement à jour la date de fin prévue si vous exécutez la commandline ACTUAL pendant la nuit. En actualisant les données, les dates passées disparaissent.

Profit sélectionnera automatiquement ce champ avec un nouvel avis d'absence dans les situations suivantes :

• Si le Type relation de travail sous l'organisme Fisc de l'employé comporte l'une des valeurs suivantes :
  • 2 (Contrat de travail)
  • 4 (Deelvisser)
  • 6 (Musique/artiste)
  • 7 (Stagiaire)
  • 8 (Travailleur à domicile)
  • 9 (Représentant/travailleur sous commission)
  • 11 (Intérimaire)
  • 12 (Travail contre salaire)
  • 14 (Sportif au sommet)
• Si le champ Type absence comporte l'une des valeurs suivantes :
  • ZW (Maternité/Accouchement)
  • A (Adoption)
  • P (Placement familial)
  • ZZW (Malade des suites d'une grossesse)
  • ZB (Malade des suites d'un accouchement)
  • ZOD (Malade suite à un don d'organes)
• Si une limitation structurelle a été définie sous l'organisme Fisc au niveau de l'employé.
• Si Free-lance/intérimaire sans obligation figure sous l'organisme Fisc au niveau de l'employé.

Profit tient compte des organismes qui ont été définis pour chaque contrat de travail pour l'organisme Fisc.

Voir aussi

• Définition d'une contrainte structurelle
• Organisme par contrat de travail

Vous ne pouvez pas compléter la table Type absence, car les codes de cette table sont liés aux codes 'ARBO'.

Si un employé accumule les avis d'absence les uns après les autres, il peut s'agir d'une absence continue. Une absence est dite continue si un autre avis d'absence a été clôturé dans les 28 jours qui précèdent la saisie d'absence. Ainsi se crée une chaîne de cas d'absence où Profit détermine automatiquement la durée totale de tous les avis d'absence conjugués. Si la chaîne est interrompue, l'absence continue prend fin. Lors de la saisie du cas d'absence suivant, Profit recommence à compter.

Si vous utilisez la fonctionnalité Plusieurs contrats de travail, ce qui suit s'applique : l'absence continue est déterminée par employé et non par contrat de travail.

Dans le cas d'une absence continue, Profit sélectionne automatiquement la case à cocher Absence continue dans les avis d'absence. Cette règle ne s'applique pas si le cas d'absence précédent est un congé de maternité (Profit ne sélectionne pas la case à cocher).

Vous devez cocher le champ vous-même dans les situations suivantes :

• Congé de maternité en combinaison avec une autre absence

  Si l'avis d'absence a commencé avant le congé de maternité et se poursuit sans interruption après, la raison de l'absence est la même.

  Cette situation se divise en trois cas d'absence :

  • Premier cas d'absence
  • Deuxième cas d'absence (= Congé de maternité)
  • Troisième cas d'absence (= prolongation du premier cas d'absence).

  Sélectionnez la case à cocher Absence continue dans les propriétés du troisième cas d'absence.

• Futur cas de maladie existant

  Si un cas d'absence existant est déjà défini dans une période de 28 jours calendrier après l'avis d'absence, ce cas existant doit être considéré comme absence continue. Cochez le champ Absence continue dans les propriétés du cas d'absence existant.

Vous ne pouvez pas supprimer un avis de reprise. Vous pouvez par contre supprimer la ligne d'évolution d'absence dans les propriétés de l'avis d'absence.

Un employé peut automatiquement accumuler des RTT via l'horaire de travail.  Par exemple, un employé peut disposer d'un contrat 36/40 : il travaille 40 heures par semaine mais affiche un contrat de 36 heures. Chaque semaine, il accumule 4 heures de RTT.

Si un avis d'absence coïncide avec une journée d'accumulation de RTT, Profit contre-passe directement les RTT accumulés. Cela ne concerne que les jours d'absence complets. Profit saisit la prise de RTT sur le type de congés ajouté à cet effet dans les CCT/conditions de travail.

Exemple : 

Un employé dispose d'un contrat 36/40. Il accumule 4 heures de RTT chaque vendredi après-midi.

Si cet employé est malade toute la journée du vendredi, Profit contre-passe directement 4 heures de RTT.

S'il ne s'agit pas d'un jour d'absence complet (pourcentage d'absence < 100 %), Profit ne fait pas de contre-passation. Dans ce cas de figure, vous devez corriger vous-même l'excès de RTT saisis. Même chose pour un employé qui passe d'un pourcentage d'absence de 100 % à un pourcentage inférieur. Profit supprime les saisies de RTT déjà ajoutées.

Exemple : 

Un employé dispose d'un contrat 36/40. Il accumule 4 heures de RTT chaque vendredi après-midi.

Il présente un avis d'absence d'une durée de quatre semaines. C'est pourquoi Profit a saisi une prise de RTT pour chaque semaine :

• Semaine 1 : Saisie d'une prise de RTT
• Semaine 2 : Saisie d'une prise de RTT
• Semaine 3 : Saisie d'une prise de RTT
• Semaine 4 : Saisie d'une prise de RTT

  A partir de la semaine 3, l'employé est cependant de retour au travail à 50 %. C'est pourquoi les prises de RTT saisies pour les semaines 3 et 4 sont supprimées. Vous pouvez les ajouter manuellement si nécessaire.

Le type de congé est un type de congé de base Heure de récupération. Le Profit solde se cumule selon le coût réel en cumul Profit Projets et non sur la base des saisies de congé Profit HRM.

Si vous modifiez le type de congé de baseen Congé, alors le Profit le solde se cumule sur la base des saisies de congé Profit HRM.

Profit affiche le droit aux congés, parce que la table de période est automatiquement prolongée. Profit prolonge toujours la table de période d'un an et demi.

Si vous ne voulez pas afficher le droit aux congés de l'année suivante, vous pouvez :

• supprimer l'année suivante de la table de période. Nous ne le conseillons toutefois pas.
• Vous pouvez ajouter un affichage dans lequel l'année suivante n'est pas affichée, grâce à un filtre.
• Dans les propriétés du type de congé, vous pouvez, par exemple, modifier la date de fin. Nous ne le conseillons toutefois pas.

Le message s'affiche lorsque la date de fin ou de début de la saisie du congé est en dehors de la date de début ou de fin du contrat de l'employé.

Si ce message s'affiche alors que l'employé a un nouveau contrat de prolongation, vérifiez si dans le contrat antépénultième, vous avez spécifié une date de fin de service. Si une date de sortie de service est complétée, effacez-la. Le message ne s'affichera alors plus.

Si un autre horaire est attribué à un employé, il est possible que la durée de congés enregistrée dans les saisies de congés déjà définies ne soit plus correcte. En recalculant la durée de congés, vous distinguez les employés disposant d'un horaire spécifié de ceux disposant d'un horaire non spécifié :

• Temps de travail fixes par jour (horaire spécifié)

  Si un autre horaire est attribuée à l'employé, Profit recalcule toutes les saisies de congés pertinentes.

  Exemple : 

  Un employé travaille du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h 00, avec une pause de 30 minutes.

• En cas de demande de congés le vendredi 6 février (de 8 h 30 à 17 h 00), Profit calcule 8 heures de congés.
• En cas de demande de congés du vendredi 6 février 2009 (à partir de 13 h 00) au lundi 9 février (jusqu’à 17 h 00), Profit calcule 12 heures de congés.

  L'employé reçoit ensuite une autre grille horaire qui entre en vigueur le 1er février 2009. Il est désormais libre le vendredi. Les deux demandes de congés sont incluses dans cette nouvelle grille et recalculées :

• La demande de congés du vendredi 6 février (de 8 h 30 à 17 h 00) ne correspond plus à un jour de la grille. La demande de congés est conservée dans Profit, mais la durée des congés est égale à zéro heure.
• La demande de congés du vendredi 6 février (à partir de 13 h 00) au lundi 9 février (jusqu'à 17 h 00) est également recalculée : les heures du vendredi ne comptent plus, contrairement à celles du lundi qui comptent toujours. La durée des congés est égale à 8 heures.

   

• Les temps de travail ne sont pas connus (horaire non spécifié).

  Profit ne peut pas calculer la durée de congés car les temps de travail par jour ne sont pas connus. Vous devez vérifier vous-même la durée de congés pour chaque saisie de congés.

Si un type de congés n'est pas disponible chez l'employé alors que vous voulez le saisir, vérifiez la configuration dans Profit : Vous vérifiez les points suivants :

• Dans le contrat de l'employé, contrôlez les conditions de travail et la prestation auxquelles est soumis l'employé.
• Dans les conventions collectives/conditions de travail, contrôlez si la prestation donne droit à des vacances et/ou des RTT. Ce n'est généralement pas le cas pour les travailleurs free-lance ou les intérimaires, par exemple.
• Contrôlez la date de début du type de congés.
• Dans les propriétés du type de congés, contrôlez si Profit tient le solde à jour. Dans le cas contraire, vous pouvez saisir ce type de congés mais Profit ne met à jour aucune ligne du solde des congés.

Si un employé change de CCT mais reste chez le même employeur, il conserve son droit aux congés. Le droit aux congés est enregistré par type de congés. Vous définissez les paramètres par type de congés ou plutôt par CCT, mais vous ne paramétrez pas le type de congés même.

Dans cette situation, l'employé ne conserve pas ses soldes de congés, même s'il revient travailler chez le même employeur. Vous pouvez ajouter des corrections de congés, si besoin est, pour que l'employé dispose du droit aux congés approprié.