Nevenwerkzaamheid: ESS (Overheid & Onderwijs)

Met deze workflow kan een medewerker een nevenwerkzaamheid laten beoordelen. De leidinggevende keurt de registratie goed of stuurt deze terug. Na goedkeuring kan de medewerker de nevenwerkzaamheid blijven beheren.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Condities

Deze workflow heeft twee gebruikte condities.

• Altijd

  Deze conditie geldt voor de gewone acties in de workflow. De acties zijn altijd beschikbaar bij de juiste taak. Voorbeelden zijn:

  • Nevenwerk akkoord geven;
  • de registratie terugsturen naar de medewerker;
  • een wijziging opslaan
  • een aangepaste registratie opnieuw laten beoordelen;
  • het informatiebericht afhandelen
• Einddatum is ingevuld en ligt voor vandaag

  Deze conditie wordt gebruikt voor het automatisch afsluiten van de nevenwerkzaamheid. De workflow controleert of:

  • de einddatum is ingevuld;
  • de einddatum vóór de datum van vandaag ligt.

Wanneer aan beide voorwaarden is voldaan, wordt de nevenwerkzaamheid automatisch afgesloten. Daarna krijgen de medewerker en de huidige leidinggevende een informatietaak.

Waarom welke stappen?

Beoordelen door de leidinggevende

De workflow start bij de taak Beoordelen leidinggevende. De leidinggevende op de begindatum van het dienstverband krijgt deze taak. Een vervanger kan de taak ook ontvangen.

De leidinggevende heeft twee keuzes:

Nevenwerk akkoord, registreren
De registratie krijgt de status Akkoord. Daarna gaat de workflow naar de taak Nevenwerkzaamheid beheren.

Niet akkoord, terug naar instuurder
De registratie krijgt de status Niet akkoord. De medewerker krijgt de taak Nevenwerkzaamheden (nog) niet akkoord. Een reactie van de leidinggevende is verplicht.

Aanpassen door de medewerker

Bij een afwijzing kan de medewerker de registratie aanpassen of verwijderen.

Na een aanpassing kiest de medewerker voor Aangepast, opnieuw beoordelen. De workflow gaat dan terug naar de leidinggevende. De registratie krijgt opnieuw de status In behandeling.

Beheren na goedkeuring

Na goedkeuring krijgt de medewerker de taak Nevenwerkzaamheid beheren. Vanuit deze taak kan de medewerker de gegevens en bijlagen aanpassen.

Bij een wijziging kiest de medewerker voor Wijziging opslaan. De registratie gaat dan opnieuw naar de leidinggevende voor beoordeling.

Automatisch afsluiten

Wanneer de ingevulde einddatum is verstreken, sluit de workflow de nevenwerkzaamheid automatisch af. De status wordt Afgehandeld.

De medewerker en de huidige leidinggevende krijgen daarna de informatietaak Ter info: Nevenwerkzaamheden afgesloten. Met de actie Gelezen, afhandelen kan deze taak worden afgesloten.

Aan de workflow zijn geen berichtsjablonen gekoppeld. De acties maken ook geen documenten aan.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

De workflow start wanneer een medewerker via ESS een nevenwerkzaamheid registreert. Er is geen apart signaal opgenomen voor het starten van de workflow.